Los registros públicos son aquellos registros que están disponibles para inspección pública. Estos registros a menudo se ofrecen de forma gratuita al público para su revisión en el lugar donde se almacenan. En otros casos, pueden estar disponibles por una pequeña tarifa. Estos registros a menudo se nombran de acuerdo con dónde se guardan o dónde se originaron. Hay registros de la corte, registros estatales, registros del condado y registros de la ciudad. También hay registros disponibles para el público mantenidos por el gobierno federal.
Teóricamente, en una democracia, cualquier registro que se produzca y pague a expensas del contribuyente debe ser un registro público. Sin embargo, hay casos en que estos registros pueden no estar disponibles de inmediato. Esto sucede a menudo en el caso de que la información contenida en el registro ponga en peligro la seguridad nacional, interfiera con un caso judicial o viole el derecho a la privacidad de una persona. En algún momento, los registros pueden estar disponibles. Los que se pueden llamar registros públicos desclasificados.
Cada jurisdicción individual maneja sus registros de manera algo diferente. Por ejemplo, en algunos estados, obtener un certificado de nacimiento puede requerir tratar con una oficina estatal de estadísticas vitales u otra oficina similar. En otros casos, será necesario tratar con una oficina del condado a cargo de tales estadísticas. En algunos casos, incluso los registros aparentemente relacionados se mantendrán en dos lugares diferentes. Se puede conservar un certificado de matrimonio en la oficina del condado. Un decreto de divorcio sobre el mismo matrimonio a menudo se mantendrá en la oficina del secretario de la corte.
Por lo tanto, es importante que una persona que busca un registro público entienda exactamente qué tipo de registro está buscando. Esto puede ahorrar horas de búsqueda o los inconvenientes de ir a la ubicación incorrecta. Como cada estado y condado puede tener un sistema diferente, es mejor llamar con anticipación, identificar los tipos de registros necesarios y preguntar dónde se ubicarían.
En algunos casos, se pueden enviar copias de registros públicos a un individuo, aunque esto a menudo dependerá del tipo de registro público. Incluso los registros gratuitos probablemente tendrán una tarifa de envío y copia asociada con ellos si se envían a un individuo. De acuerdo con las leyes estatales y federales, estas tarifas deben ser razonables y reflejar con precisión los costos asociados con la producción de los registros. Pueden incluir el gasto de materiales y el tiempo del empleado que buscó los registros.
En algunos casos, una búsqueda de registros públicos se puede hacer en línea. Estos pueden incluir antecedentes penales públicos, registros de propiedad y otros registros judiciales. Si bien la información no estará en la misma forma que los registros físicos, la información básica generalmente está disponible. De lo contrario, la búsqueda en línea puede proporcionar detalles sobre cómo acceder a los registros completos.
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