La gestión de recibos debe comenzar con esfuerzos comprometidos para garantizar que todos los documentos sean precisos y completos. Luego, se debe tomar una decisión sobre dónde se guardarán los registros. Una vez que haya un área designada para los recibos, deben clasificarse en categorías y subcategorías principales. Para simplificar el proceso, las personas pueden considerar convertir los registros en papel en archivos digitales.
Las personas deben darse cuenta de lo importante que es la gestión de recibos y lo costoso que puede ser si se descuida la tarea. Teniendo en cuenta esta importancia, el primer paso para administrar los recibos es asegurarse de que estén completos y sean precisos. Esto es especialmente importante cuando los documentos están escritos a mano. Las autoridades fiscales y los empleadores tienden a requerir información detallada si un registro se considera válido.
La gestión de recibos es diferente de guardar los recibos. Cuando una persona simplemente tiene la costumbre de guardar estos documentos, puede colocar descuidadamente algunos en un lugar y otros en diferentes lugares y solo redondearlos cuando sea necesario. Gestionar recibos significa que los documentos se guardan de manera organizada en una única ubicación.
Una de las recomendaciones iniciales para organizar recibos es separar los documentos según su relevancia. Por ejemplo, una persona puede necesitar guardar recibos de transacciones personales, gastos de trabajo y sus propios gastos de pequeñas empresas. En casos como este, debe mantener tres archivos diferentes. Para simplificar las cosas, a medida que se agregan registros a cada archivo, deben colocarse en subcategorías. Por ejemplo, los recibos de combustible y los recibos de entretenimiento deben mantenerse separados.
Una forma de simplificar drásticamente la gestión de recibos es escaneándolos en una computadora y manteniendo registros digitales. Hacer esto de forma regular hace que sea una tarea mucho menos ardua de lo que será si se acumula una pila de documentos y debe escanearse de inmediato. Otro beneficio de la gestión digital es que a cada registro se le pueden asignar etiquetas, lo que facilitará su referencia. Dado que siempre existe la posibilidad de que algo pueda pasarle a la computadora de una persona, es mejor asegurarse de que estos archivos estén respaldados.
Las personas sin el tiempo, el conocimiento o la paciencia para convertir sus recibos en papel en registros digitales pueden considerar los servicios de administración de documentos. Este tipo de proveedor de servicios generalmente acepta recibos en varios formatos y los escaneará y organizará para sus clientes. Sin embargo, antes de pagar por este tipo de servicio, es mejor asegurarse de que las partes con las que se deben compartir los registros los acepten en este formato.
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