La gesti?n de recibos debe comenzar con esfuerzos comprometidos para garantizar que todos los documentos sean precisos y completos. Luego, se debe tomar una decisi?n sobre d?nde se guardar?n los registros. Una vez que haya un ?rea designada para los recibos, deben clasificarse en categor?as y subcategor?as principales. Para simplificar el proceso, las personas pueden considerar convertir los registros en papel en archivos digitales.
Las personas deben darse cuenta de lo importante que es la gesti?n de recibos y lo costoso que puede ser si se descuida la tarea. Teniendo en cuenta esta importancia, el primer paso para administrar los recibos es asegurarse de que est?n completos y sean precisos. Esto es especialmente importante cuando los documentos est?n escritos a mano. Las autoridades fiscales y los empleadores tienden a requerir informaci?n detallada si un registro se considera v?lido.
La gesti?n de recibos es diferente de guardar los recibos. Cuando una persona simplemente tiene la costumbre de guardar estos documentos, puede colocar descuidadamente algunos en un lugar y otros en diferentes lugares y solo redondearlos cuando sea necesario. Gestionar recibos significa que los documentos se guardan de manera organizada en una ?nica ubicaci?n.
Una de las recomendaciones iniciales para organizar recibos es separar los documentos seg?n su relevancia. Por ejemplo, una persona puede necesitar guardar recibos de transacciones personales, gastos de trabajo y sus propios gastos de peque?as empresas. En casos como este, debe mantener tres archivos diferentes. Para simplificar las cosas, a medida que se agregan registros a cada archivo, deben colocarse en subcategor?as. Por ejemplo, los recibos de combustible y los recibos de entretenimiento deben mantenerse separados.
Una forma de simplificar dr?sticamente la gesti?n de recibos es escane?ndolos en una computadora y manteniendo registros digitales. Hacer esto de forma regular hace que sea una tarea mucho menos ardua de lo que ser? si se acumula una pila de documentos y debe escanearse de inmediato. Otro beneficio de la gesti?n digital es que a cada registro se le pueden asignar etiquetas, lo que facilitar? su referencia. Dado que siempre existe la posibilidad de que algo pueda pasarle a la computadora de una persona, es mejor asegurarse de que estos archivos est?n respaldados.
Las personas sin el tiempo, el conocimiento o la paciencia para convertir sus recibos en papel en registros digitales pueden considerar los servicios de administraci?n de documentos. Este tipo de proveedor de servicios generalmente acepta recibos en varios formatos y los escanear? y organizar? para sus clientes. Sin embargo, antes de pagar por este tipo de servicio, es mejor asegurarse de que las partes con las que se deben compartir los registros los acepten en este formato.
Inteligente de activos.