Con una peque?a cantidad de investigaci?n, los supervisores de recepci?n encontrar?n una serie de consejos diferentes relacionados con la forma en que pueden completar efectivamente sus tareas laborales. La mayor?a de los consejos se relacionan con contestar el tel?fono, usar ropa adecuada, administrar el tiempo de trabajo y el espacio de trabajo, y m?s. Dado que los clientes generalmente interact?an con la recepci?n de una empresa al ingresar a las instalaciones, es fundamental que esta ?rea est? bien supervisada. Al prestar atenci?n a los consejos, los supervisores de recepci?n pueden asegurarse de que la recepci?n de su empleador est? organizada y funcione de manera amigable y eficiente.
Un supervisor de recepci?n debe dar el ejemplo, lo que incluye evitar hacer llamadas telef?nicas personales a menos que sea una emergencia. Muchas empresas tienen una pol?tica estricta establecida sobre llamadas telef?nicas personales y, si no lo hacen, un supervisor de recepci?n debe crear una. Dentro de esta pol?tica, se debe exigir que los invitados sin cita previa se sienten educadamente hasta que puedan ser atendidos si el personal de recepci?n est? hablando por tel?fono con un vendedor o cliente. Un supervisor de recepci?n tambi?n considerar? beneficioso que su personal conteste el tel?fono con una sonrisa, ya que las personas del otro lado pueden escuchar la sonrisa en su voz, lo que ayuda a mejorar las relaciones comerciales. La mejor manera para que los supervisores de recepci?n se aseguren de que su personal conteste correctamente el tel?fono es educarlos y capacitarlos a fondo.
Los supervisores de los escritorios delanteros deben asegurarse de que su personal se vista adecuadamente. El tipo de atuendo m?s apropiado es el que imita la cultura del negocio. Dado que hay muchos tipos diferentes de industrias que incluyen negocios con una recepci?n, cada industria generalmente tiene un c?digo de vestimenta que difiere de los dem?s. Por ejemplo, una oficina m?dica generalmente requiere que el personal use uniformes m?dicos, pero la oficina de la escuela generalmente requiere que el personal use pantalones de color caqui y una camisa abotonada.
Todos los supervisores de recepci?n deber?an poder gestionar eficazmente su tiempo de trabajo y espacio de trabajo, ya que esto ayuda a optimizar la eficiencia operativa. Al identificar las p?rdidas diarias de tiempo y c?mo evitarlas, un supervisor puede aumentar extremadamente los niveles de productividad del tiempo de trabajo. El supervisor debe poder mantener las ?reas de recepci?n organizadas y ordenadas, lo que ayuda al utilizar herramientas relacionadas con la organizaci?n del espacio. La mayor?a de los supervisores de recepci?n encontrar?n muy ?til organizar todos los archivos de los clientes de manera electr?nica. Esto ayuda a reducir los problemas de papel que a menudo contribuyen a que la recepci?n se vea muy desordenada.
El personal de recepci?n normalmente se enfrenta a una gran cantidad de estr?s a diario. Los supervisores de recepci?n se benefician al proporcionar a su personal t?cnicas para aliviar el estr?s, especialmente cuando se trata de tratar con clientes groseros. Siempre se debe dejar una l?nea abierta de comunicaci?n entre un supervisor de recepci?n y su personal, ya que esto permite que el personal se desahogue cuando surgen situaciones estresantes.
Inteligente de activos.