Casi todos los que han utilizado el correo electrónico o han trabajado con varios tipos de documentos electrónicos han oído hablar de la compresión. Básicamente, comprimir es el acto de crear lo que se conoce como un archivo zip. Comprimir crea un medio para colocar varios archivos diferentes en una carpeta y luego comprimir la carpeta en un tamaño que es más pequeño que los archivos individuales que se incluyen. Los archivos zip son muy útiles cuando se trata de administrar el espacio en el disco duro de una computadora, además de ser mucho más fáciles de usar al enviar documentos por correo electrónico.
Una de las mejores cosas de comprimir es que el proceso no tiene que ser permanente. Las carpetas y los archivos se pueden descomprimir o descomprimir con la misma facilidad que se requiere para comprimir o comprimir los archivos en primer lugar. El mismo software que se utiliza para el proceso de compresión también proporciona los protocolos de descompresión. Al descomprimir archivos, el software requiere solo un par de acciones por parte del usuario. No es necesario que el sistema vuelva a configurar el formato de archivo original, ya que el software restaurará automáticamente la configuración original mientras extrae archivos de la carpeta comprimida.
Comprimir se ha convertido en una forma popular de archivar documentos antiguos que no se necesitan de forma regular. Los archivos comprimidos se almacenan en un CDR o se archivan en un servidor común. Esto libera espacio en el disco duro individual que se puede dedicar a archivos y software a los que se accede de forma regular. Dado que la recuperación de archivos comprimidos lleva muy poco tiempo, comprimir es un hecho diario en casi todas las empresas que requieren la entrada de datos como parte del modelo empresarial.
Comprimir también es ideal para enviar archivos grandes por correo electrónico. Esto puede ser especialmente útil cuando el destinatario puede estar utilizando un proceso de conexión más lento, como en un hotel. Si bien comprimir no hace nada para aumentar la velocidad de una conexión de acceso telefónico, crea una menor cantidad de datos para que la conexión los procese y entregue. También hay una cierta cantidad de seguridad involucrada con la cremallera. Primero, el destinatario deberá tener un software de compresión para poder extraer los archivos comprimidos. En segundo lugar, es posible cifrar los archivos con un código de acceso durante el proceso de comprimir. Esto evitará que cualquier persona sin acceso a la contraseña pueda abrir y leer los documentos.