Una base de datos centralizada es una colección de información en una única ubicación accesible desde numerosos puntos, en contraste con una base de datos distribuida donde la información se distribuye en varios sitios. Hay ventajas y desventajas en esta configuración que pueden convertirse en consideraciones cuando las personas toman decisiones sobre cómo configurar las bases de datos. Es importante tener en cuenta esto al configurar una nueva base de datos o adaptar una base de datos para satisfacer nuevas necesidades.
Hay varias formas de configurar la base de datos centralizada. Varios lenguajes de programación son adecuados para la creación de bases de datos y las empresas también pueden comprar software de base de datos en lugar de desarrollar el suyo propio. Los usuarios pueden tener varias formas de acceder al material y la base de datos se puede configurar con diferentes niveles de seguridad para permitir más controles de acceso. El personal de tecnología de la información mantiene la base de datos con varias operaciones para mantenerla ordenada y abordar los primeros signos de problemas como infecciones virales. También pueden cambiar los niveles de acceso a pedido y administrar el sistema de seguridad.
Una ventaja de la base de datos centralizada es la capacidad de acceder a toda la información en un solo lugar. Las búsquedas en la base de datos pueden ser rápidas porque el motor de búsqueda no necesita verificar varias ubicaciones para obtener resultados. La información también puede ser más fácil de organizar en un solo lugar. En una actualización de la base de datos para manejar más información, los servidores se pueden agregar fácilmente al sitio de la base de datos y la empresa no tendrá que equilibrar las necesidades de una base de datos distribuida.
Una base de datos centralizada también puede ser más fácil de proteger físicamente. Puede incluirse de diversas formas para protegerlo de robos, sabotajes, incendios y otros problemas. También es posible configurar un sistema de seguridad informática extremadamente robusto para evitar el acceso no autorizado. Para bases de datos extremadamente sensibles, es posible que las computadoras no estén conectadas a una red y los usuarios tendrán que ingresar físicamente la ubicación de la base de datos para extraer información. Esto se puede usar con algunas computadoras gubernamentales que contienen información de alta seguridad.
También puede haber desventajas. Una base de datos centralizada tiende a crear cuellos de botella si varios usuarios necesitan acceder a ella y sus necesidades son sustanciales. También puede ser muy vulnerable si algo le sucede y no se ha realizado una copia de seguridad o si la copia de seguridad existente está desactualizada. Una ventaja de las bases de datos distribuidas es el factor de redundancia, que puede permitir que el sistema funcione incluso si una base de datos individual está inactiva.