El almacenamiento de datos en línea tiene cuatro propósitos principales. Sirve como una fuente flexible adicional de almacenamiento de datos, proporciona un mecanismo de respaldo y funciona como una manera fácil de compartir datos con otros.
Aunque el almacenamiento físico y local es económico, el almacenamiento de datos en línea es fácil de expandir. Cuando alcance su capacidad, simplemente compre espacio adicional. Sin esta conveniencia, sería necesario comprar e instalar hardware de almacenamiento adicional.
El almacenamiento de datos en Internet es un mecanismo de intercambio conveniente tanto para individuos como para empresas. Puede usarlo para algo tan simple como compartir fotos de vacaciones electrónicas con miembros de la familia, o si es una pequeña empresa, puede proporcionar acceso protegido con contraseña a archivos comerciales a socios o clientes.
El almacenamiento de datos en línea también permite al usuario acceder a los datos desde cualquier ubicación que tenga acceso a Internet. Con la disponibilidad de cibercafés en todo el mundo, puede acceder a sus datos desde casi cualquier lugar.
Sin embargo, una de las mayores ventajas es la copia de seguridad. Desafortunadamente, realizar copias de seguridad periódicas es una de esas cosas que todos recomiendan, pero pocas personas realmente lo hacen. Y cuando se realiza una copia de seguridad, la mayoría de las veces, los datos de la copia de seguridad se almacenan en el mismo lugar que la computadora. En caso de desastre, tanto la computadora como la copia de seguridad podrían perderse fácilmente.
Los servicios de almacenamiento de datos de Internet deben ser seguros y estar protegidos con contraseña. Algunos prefieren agregar una medida adicional de seguridad al proporcionar a los usuarios un token de contraseña, que genera una contraseña que se usa solo una vez y luego se descarta. Por lo general, es muy fácil de usar y proporciona una interfaz sencilla basada en web desde la que trabajar. Y, por supuesto, se puede acceder a él desde cualquier computadora del mundo, siempre que pueda autenticarse en el sistema.
Un proveedor de almacenamiento de datos en línea generalmente tiene una solución completamente administrada y segura con soporte y monitoreo 24 × 7. La instalación en sí debería tener su propia copia de seguridad redundante.
Existen diferentes niveles de almacenamiento de datos en línea. Para los datos no sensibles, el almacenamiento y el acceso básicos son adecuados. Si se almacenan datos confidenciales, es posible que se requiera seguridad adicional, como cifrado o autenticación de dos factores. Aunque los datos se transmiten a través de Internet, las sólidas tecnologías de cifrado garantizarán que los datos se mantengan privados.
Para las organizaciones involucradas en el procesamiento pesado de datos, el almacenamiento de datos en vivo fuera del sitio proporcionará respaldo en tiempo real. En esta estrategia, las transacciones se publican simultáneamente en sus computadoras principales y en el sitio de respaldo.
En caso de pérdida de archivos, la recuperación es fácil y, por lo general, solo requiere unos pocos clics del mouse. En el caso de que se pierda una gran cantidad de archivos, el operador de almacenamiento de datos generalmente brindará la opción de enviar los datos en un CD al cliente.
Los expertos en planificación de desastres reconocen la necesidad de realizar copias de seguridad fuera del sitio como parte del plan de desastres. Desastres como incendios e inundaciones o ciberataques pueden ser desastrosos para una corporación de cualquier tamaño si no existe una estrategia de redundancia.