El an?lisis del gasto es un m?todo utilizado por las empresas para rastrear c?mo gasta el dinero la empresa, con el objetivo final de disminuir el gasto. La informaci?n sobre proveedores, compras y pedidos se organiza y luego se analiza en busca de patrones. Debido a la gran cantidad de informaci?n involucrada, la mayor?a de las empresas utilizan software especializado para realizar an?lisis de gastos.
El proceso de recopilaci?n y an?lisis de datos es m?s dif?cil de lo que parece. Para que el an?lisis de gastos sea efectivo, todos los aspectos de los patrones de gastos de una empresa deben tenerse en cuenta. Esta informaci?n generalmente se almacena en sistemas inform?ticos discretos dentro de cada divisi?n de la empresa. Las divisiones pueden estar separadas por distancia y lenguaje. Recopilar todos estos datos y organizarlos en un formato utilizable requiere un gran gasto de tiempo y dinero.
Gran parte de la complejidad se puede eliminar mediante el uso de software para facilitar el an?lisis de gastos. El primer software de an?lisis de gastos se cre? a principios de la d?cada de 2000. Aunque sigue siendo muy costoso, el software elimina la necesidad del trabajo humano y crea una interfaz f?cil para acceder a la informaci?n resultante.
El software funciona extrayendo datos de los sistemas de mantenimiento de registros existentes. Estos podr?an ser simples hojas de c?lculo, datos de almac?n u otras fuentes. Estos datos se limpian, lo que significa que el formato est? estandarizado, se fusionan registros duplicados y se encuentran detalles faltantes. El software luego clasifica los datos de acuerdo con los est?ndares de la industria y los est?ndares especificados por la empresa. Los especialistas en adquisiciones pueden acceder a los datos para informes y an?lisis.
Un aspecto importante del an?lisis de gastos es evaluar a los proveedores. El an?lisis del gasto puede mostrar qu? proveedores obtienen la mayor cantidad de dinero de la empresa. La compa??a puede usar esta informaci?n para negociar mejores ofertas o renegociar contratos. La mayor?a de las empresas tienen proveedores preferidos, proveedores que ofrecen el mejor servicio o precios reducidos para comprar a granel. El an?lisis puede revelar que los suministros o servicios que actualmente se compran a un proveedor no preferido podr?an comprarse a un proveedor preferido por menos.
La compa??a tambi?n puede comprar suministros o servicios similares de varios proveedores. Esto se conoce como mercanc?a fragmentada. Se puede ahorrar dinero haciendo una compra grande de un solo proveedor en lugar de una serie de compras peque?as de varios proveedores.
El an?lisis del gasto tambi?n ayuda a identificar el gasto inconformista. Esto ocurre cuando se realizan compras que no est?n cubiertas por el contrato. Sin un contrato, a la empresa se le cobra el precio total en lugar del precio negociado especificado por un contrato permanente con un proveedor preferido. Este tipo de gasto puede costarle a una empresa mucho dinero con el tiempo.
Inteligente de activos.