El inventario es a menudo un gran gasto para minoristas, fabricantes y otras empresas con operaciones basadas en inventario. El análisis de inventario permite al equipo de gestión de una empresa descubrir fallas en el sistema y mejorar las operaciones. Existen diferentes aspectos para este proceso. Los propietarios y ejecutivos deben revisar el sistema de contabilidad de inventario, los controles internos y el flujo físico de bienes. El análisis de inventario también puede requerir un empleado a largo plazo que revise constantemente el proceso de inventario para mantener los procedimientos adecuados.
Dos tipos de sistemas de contabilidad de inventario están presentes en los negocios: perpetuo y periódico. Un análisis de inventario puede ayudar a una empresa a determinar cuál usar y si el sistema actual funciona correctamente o no. El sistema perpetuo actualiza el libro mayor de la compañía para cada venta, compra o ajuste de artículos de inventario. El sistema periódico solo actualiza la cuenta de inventario al final del mes. Es necesario un recuento de inventario físico para ambos sistemas, aunque menos veces para el sistema perpetuo.
Durante el análisis de inventario, una empresa debe revisar su proceso de producción para determinar qué sistema utilizar. Los procesos por lotes individuales o los bienes individuales producidos uno a la vez a menudo se incluyen en el sistema perpetuo. Las actualizaciones frecuentes de la cuenta de inventario ayudan a rastrear los datos financieros. Las empresas que producen grandes conjuntos de bienes homogéneos suelen utilizar el sistema periódico. Las actualizaciones menos frecuentes funcionan bien porque los tipos de bienes producidos suelen ser los mismos.
Los controles internos son las medidas de protección que una empresa implementa para proteger el inventario. Estos incluyen órdenes de compra prenumeradas, ubicaciones físicas seguras para almacenar inventario y sistemas de seguridad o cámaras para ver el inventario en el negocio. Contratar empleados vinculados y separar las tareas de inventario entre los empleados también son controles internos. El análisis de inventario identifica si los controles internos actuales funcionan correctamente y qué controles internos son necesarios para proteger aún más el inventario. Los controles internos a menudo son diferentes entre las empresas, ya que utilizan los específicos de sus operaciones.
El flujo físico del inventario es otro aspecto del análisis de inventario. Esto implica revisar las operaciones de inventario de principio a fin. Las prácticas de inventario de pedidos, recepción, almacenamiento y venta deben revisarse para determinar qué tan bien funcionan. Este proceso también funciona bien con la identificación de problemas de control interno. Las actualizaciones sobre cómo los empleados completan cada tarea en el proceso de inventario pueden ayudar a una empresa a proteger este activo.
El análisis de inventario no necesariamente debe ser un proceso infrecuente en un negocio. Las empresas deben revisar y actualizar activamente los procedimientos de inventario a menudo para garantizar que no exista fraude o malversación de fondos en las prácticas de la empresa. Establecer un cronograma específico para el análisis de inventario también asegura la finalización adecuada de las tareas por parte de los empleados.
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