Un ciclo de vida de los registros describe cada fase de un documento, desde la creaci?n hasta la destrucci?n. Ayuda a las empresas y agencias a planificar el almacenamiento, la protecci?n, la recuperaci?n y la destrucci?n de informaci?n en diferentes etapas. Los sistemas de gesti?n del ciclo de vida de los registros generalmente controlan grandes cantidades de informaci?n de manera conveniente y segura.
La planificaci?n com?nmente tiene lugar antes de que se implementen los procesos de gesti?n del ciclo de vida de los registros. La incorporaci?n de procedimientos en las rutinas diarias mantiene los registros bajo control y seguros. Esta planificaci?n com?nmente incluye t?cnicas de recolecci?n, organizaci?n, mantenimiento y eliminaci?n durante todo el ciclo de vida de los registros.
La definici?n de registros incluye fotos, gr?ficos, mapas, pel?culas y cintas, tanto audio como visuales. Un registro equivale a cualquier cosa que pueda reproducirse, generalmente con la ayuda de otros equipos. Define datos del interior de una organizaci?n o de fuentes externas, y un registro puede considerarse oficial o no oficial. Los registros oficiales generalmente denotan informaci?n con una vida ?til designada.
Los registros oficiales incluyen documentos financieros de una agencia p?blica, junto con cualquier otra informaci?n definida por ley como un registro p?blico. La informaci?n legal que podr?a usarse en el tribunal tambi?n podr?a clasificarse en un registro oficial que deber?a mantenerse. Las leyes en muchas jurisdicciones exigen plazos para la preservaci?n de los registros oficiales, como los registros judiciales.
Los registros se crean a partir de correos electr?nicos, llamadas telef?nicas grabadas, documentos impresos y otros datos que muestran c?mo evolucionaron las decisiones. Cualquier cosa que pueda ser ?til para una empresa u organizaci?n en el futuro generalmente se conserva de acuerdo con el ciclo de vida de sus registros. Con los avances tecnol?gicos, las entidades suelen almacenar registros electr?nicamente para eliminar la necesidad de ?reas de almacenamiento de papel.
Organizar informaci?n y determinar sus factores de uso en la gesti?n del ciclo de vida de los registros. Un registro debe catalogarse o archivarse para una f?cil recuperaci?n cuando sea necesario o solicitado. Los formularios, la correspondencia y las copias duplicadas generalmente se almacenan utilizando un sistema de archivo que es f?cil de entender y navegar.
Estos registros tambi?n requieren un plan de mantenimiento y protecci?n, especialmente para los datos que representan informaci?n valiosa con un ciclo de vida de registros permanentes. En muchas regiones, los registros con valor hist?rico se archivan en repositorios gubernamentales. Ejemplos de estos documentos incluyen registros de nacimiento y defunci?n y documentos presidenciales.
Cuando los datos alcanzan el final de su ciclo de vida, se permite la destrucci?n. La eliminaci?n puede ser apropiada para borradores de documentos o materiales utilizados para preparar registros oficiales. Los duplicados tambi?n pueden destruirse despu?s de que el original se haya conservado de alguna forma. Algunas empresas utilizan proveedores de servicios independientes para rastrear la vida ?til de un registro.
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