Las empresas grandes y peque?as a menudo se enfrentan al desaf?o de mantener un sistema organizado de retenci?n de registros comerciales. En general, los documentos comerciales se mantienen seg?n las limitaciones de tiempo locales o regionales estipuladas. Conocer los requisitos sobre qu? conservar y durante cu?nto tiempo se considera crucial para tener un sistema de registros adecuado.
El tama?o de la empresa generalmente determina la profundidad de un sistema de retenci?n de registros comerciales. Algunos de los documentos comerciales que se guardan incluyen declaraciones de impuestos y archivos de personal. Los registros financieros generalmente mantenidos por una empresa son gastos operativos, compras de capital, recibos de ventas y activos inmobiliarios.
Una empresa debe verificar los requisitos de retenci?n de registros comerciales que se aplican en la jurisdicci?n que regula la industria de la empresa. Los requisitos en los Estados Unidos para la retenci?n de registros comerciales relacionados con los impuestos es que los documentos comerciales se guarden durante al menos tres a?os. Algunos requisitos de ingresos pueden requerir el mantenimiento de registros financieros incluso despu?s de que haya expirado el tiempo recomendado.
Los registros de personal generalmente se conservan durante al menos cuatro a?os. Estos y otros registros se guardan en un lugar seguro, especialmente aquellos que contienen informaci?n privada sobre empleados anteriores y actuales. Por lo general, se mantienen registros completos de cu?ndo se presentaron y pagaron los impuestos sobre la n?mina.
En la mayor?a de los casos, los registros financieros se mantienen durante un m?nimo de siete a?os. Las declaraciones de las instituciones financieras, las listas de inventario y las declaraciones anuales de ingresos son algunos de los tipos de documentos que podr?an incluirse. Mantener buenos registros financieros podr?a minimizar la exposici?n de una empresa a asuntos legales.
Las empresas tambi?n pueden encontrar que es beneficioso tener un sistema de purga para deshacerse de documentos comerciales antiguos o irrelevantes. Una pol?tica para un sistema de retenci?n de registros comerciales podr?a ayudar a simplificar el proceso y garantizar que todos los empleados sigan las mismas pr?cticas. Esto generalmente es una parte continua del proceso para mantener registros comerciales adecuados.
Por lo general, es una buena idea tener un espacio de almacenamiento adecuado si los documentos comerciales se mantienen en el sitio. Tambi?n es una pr?ctica general mantener un archivo electr?nico de registros comerciales. De esa manera, los documentos pertinentes a?n son accesibles y la empresa puede evitar el cierre en caso de que un incendio u otro desastre destruya documentos comerciales en papel.
La mayor?a de las empresas pueden optar por utilizar una empresa de gesti?n de almacenamiento de registros. Esto tiene el potencial de liberar el tiempo de la organizaci?n para enfocarse en asuntos relacionados con el negocio, en lugar de la gesti?n de la retenci?n de registros comerciales. Cualquier posible preocupaci?n con la contrataci?n externa del sistema de retenci?n de registros comerciales podr?a reducirse. Una compa??a de buena reputaci?n generalmente describir? sus caracter?sticas y pr?cticas de seguridad para mantener documentos comerciales.
Inteligente de activos.