El correo de voz automatizado es un tipo específico de sistema de mensajería telefónica. Similar a recibir mensajes telefónicos por un contestador automático, el correo de voz automatizado entrega un mensaje de voz digitalmente y sin el uso de equipo independiente adicional. Una vez que un mensaje, también conocido como mensaje de correo de voz, se almacena en un servidor, los destinatarios previstos pueden recuperar esos mensajes iniciando sesión en un sistema por teléfono y escuchando la reproducción de una grabación de voz.
Más allá de ofrecer la capacidad de enviar y recibir mensajes de voz, el correo de voz automatizado también funciona como una forma de enrutar las llamadas entrantes. Esto se usa comúnmente en empresas y organizaciones con múltiples empleados o departamentos. Al ofrecer a las personas que llaman múltiples opciones de correo de voz, las personas pueden seleccionar cómo guiar sus llamadas a las partes adecuadas. Esto se hace seleccionando una o más indicaciones que requieren que las personas que llaman presionen los números correspondientes en el teclado de marcación de un teléfono antes de que se reenvíe una llamada.
A veces denominados bancos de voz, el correo de voz automatizado se usa comúnmente en lugar de una persona en vivo asignada para responder llamadas entrantes, recibir mensajes y enrutar llamadas. Si bien las empresas todavía emplean habitualmente a recepcionistas y operadores telefónicos, a menudo se confía en el correo de voz automatizado para llamadas fuera de horario o para recibir mensajes cuando un empleado se ha alejado de su escritorio. Los mensajes de correo de voz evitan que las personas que llaman reciban señales de ocupado o evitan el timbre prolongado de un teléfono cuando una persona no puede contestarlo. Al mismo tiempo, las personas que llaman pueden dejar mensajes sobre la naturaleza de su llamada, así como su mejor información de contacto para que el motivo de su llamada pueda ser abordado mediante una llamada devuelta.
Además del uso profesional, el correo de voz automatizado es una característica común en la mayoría de los teléfonos celulares personales y se usa a menudo en sistemas telefónicos de línea fija residencial y VoIP. Ciertos tipos de sistemas de localización también ofrecen una opción de correo de voz, al igual que las empresas que ofrecen números de teléfono virtuales. No es raro que una persona tenga más de un dispositivo o número de teléfono con una cuenta de correo de voz asociada para recopilar los mensajes entrantes.
Si bien un correo de voz automático se usa principalmente para enrutar llamadas y recopilar mensajes telefónicos, los mensajes salientes también se pueden grabar. Dichos mensajes generalmente incluyen solicitudes para que la persona que llama deje un mensaje después de que se le solicite que lo haga mediante un tono especial, pero muchos mensajes salientes contienen información pertinente que los usuarios pueden encontrar útil en los negocios o para el conocimiento personal. Los ejemplos incluyen mensajes de correo de voz automatizados salientes sobre eventos especiales, el paradero de un empleado o mensajes importantes de servicio al cliente.