El inventario físico puede referirse con precisión a dos ideas separadas pero relacionadas, y el significado está principalmente vinculado a si el término se está utilizando para referirse a una cosa o al proceso de hacer algo. El inventario físico a menudo puede referirse al inventario disponible de productos que se encuentran en una tienda, generalmente un establecimiento minorista, y también puede denominarse inventario real o «disponible». Este inventario también puede referirse al proceso por el cual se cuenta el inventario en una tienda para establecer el valor cuantitativo del inventario mismo.
La diferencia entre los dos usos de la palabra es básicamente si el término se usa como sustantivo o verbo. Cuando se usa como sustantivo, el término a menudo se usa en el comercio minorista para establecer cuánto producto está disponible para vender a los clientes. Dado que muchos clientes abandonarán una tienda con las manos vacías si no pueden encontrar el producto que están buscando, es importante garantizar un inventario suficiente en una tienda. El inventario también está comúnmente vinculado a la reposición de existencias y repisas para garantizar que los productos en la tienda estén fácilmente disponibles para los clientes.
Esto a menudo contrasta con el inventario de computadoras, que es lo que indican los registros de envíos recibidos y las ventas de artículos en la tienda que deben encontrarse en la tienda. Los errores en el envío, el robo, los procesos inadecuados en el registro y otros factores pueden crear una diferencia entre el inventario físico o real y el inventario de la computadora. Para muchas empresas, la discrepancia entre estos dos números se conoce como reducción, para artículos con menos inventario físico que el inventario de computadora, o aumento, cuando el inventario real es mayor que el inventario de computadora. Por lo general, se considera que ambos son negativos, ya que a menudo son indicativos de pérdida de la empresa o mal desempeño de los asociados en algún nivel.
Cuando se usa para describir un proceso, el inventario físico generalmente se realiza una vez al año o de manera similar. Dependiendo del tamaño de la tienda, los recuentos de inventario pueden tomar solo unas pocas horas o varios días y pueden ser realizados por empleados de la tienda o contratistas externos contratados para realizar el inventario. Para tiendas más grandes, o para departamentos de tiendas que son especialmente populares entre los clientes o que son más propensos a ser atacados por los ladrones, los recuentos diarios o semanales también se pueden realizar como parte del inventario físico en curso.
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