El proceso MRP (planificación de necesidades de materiales) es un sistema destinado a agilizar el control de inventario y la prestación de servicios dependientes del material. Los sistemas MRP se encuentran con mayor frecuencia en grandes entornos de fabricación, pero son relevantes para cualquier preocupación que dependa del suministro de materias primas y otros artículos relacionados. Este proceso está diseñado para abordar tres objetivos críticos: disponibilidad de inventario, niveles de inventario de riesgo reducido y planificación anticipada. Dependiendo del alcance y la complejidad de la industria involucrada, las funciones de MRP pueden estar basadas en software o implementadas manualmente.
La mayoría de las industrias de fabricación y prestación de servicios dependen en gran medida de un suministro ininterrumpido de materias primas, repuestos o productos terminados para funcionar de manera eficiente. Un retraso imprevisto en la entrega del artículo más pequeño puede detener la producción o la prestación de servicios de la empresa más grande o más pequeña. Las empresas que dependen de un gran inventario de materiales de diversos orígenes son las más susceptibles a estos problemas y requieren un control de inventario estricto y con visión de futuro para evitarlos. El proceso de MRP es una de las formas más eficientes de ejercer este nivel de control y generalmente está estructurado para abordar los tres objetivos más críticamente relevantes en cualquier cadena de suministro.
Mantener un suministro constante de materiales críticos, el primer objetivo, es a menudo difícil para los grandes poseedores de inventarios. Las fuentes de suministro lejanas tienen sus propias realidades operativas y, a menudo, no se puede confiar en ellas para mantener tendencias de suministro ininterrumpidas. El proceso MRP permite esto utilizando el uso histórico y las cifras de suministro para calcular los regímenes de compra para garantizar niveles óptimos de existencias. De esta forma, el sistema incorpora reservas de existencias para adaptarse de forma segura a retrasos inesperados en el suministro al tiempo que se incurre en penalizaciones por nivel mínimo de inventario.
La segunda función vital que cumple un proceso MRP es la reducción del riesgo de inventario, un punto que está estrechamente asociado con la disponibilidad de inventario. Los niveles excesivos de inventario son un gran riesgo para las empresas en términos de riesgos de pérdidas y daños, aumento de la carga de los seguros y gastos innecesarios. A menudo es demasiado fácil comprar cantidades excesivas de materiales para cubrir problemas de confiabilidad del suministro que, aunque resuelven problemas de suministro a corto plazo, crean simultáneamente riesgos inaceptables en el nivel de existencias. Un proceso de MRP eficaz puede minimizar estos riesgos manteniendo niveles de inventario realistas pero seguros.
El tercer beneficio de la implementación del proceso MRP son las funciones de diagnóstico y planificación anticipada que suelen ser posibles con estos sistemas. El proceso permite a los operadores crear un registro histórico claro de las tendencias de suministro y uso que pueden ayudar en la planificación a largo plazo. Algunos sistemas pueden incluso señalar a los operadores de situaciones inminentes que requieren medidas correctivas. El proceso de MRP promedio está impulsado por software y, por lo general, se basa en bases de datos referenciales. Sin embargo, los sistemas manuales son prácticos para empresas más pequeñas con requisitos de inventario menos extensos.