El software como servicio es un conjunto completo de opciones que usted, como consumidor, puede solicitar junto con una aplicación de software. Obtiene mantenimiento y soporte técnico además de la aplicación en sí. El elemento clave de este arreglo es la red.
Uno de los requisitos no tan bien disfrazados del Software-as-a-Service es que, para que el proveedor ofrezca servicios como mantenimiento y soporte técnico, los servicios deben proporcionarse a través de una red. Es totalmente impracticable para una empresa dedicar tiempo y energía a lo que equivale a visitas domiciliarias electrónicas; más bien, la empresa hace lo que debe hacerse a través de una red. En la mayoría de los casos, esta red es Internet.
Los usuarios de Software-as-a-Service inician sesión rutinariamente en una red para utilizar las aplicaciones de software que han comprado. Por lo tanto, estos usuarios solo están alquilando el uso de las aplicaciones. Las aplicaciones de software adquiridas como parte de Software-as-a-Service también son bastante genéricas. Las aplicaciones personalizadas pueden diseñarse y están diseñadas específicamente para los usuarios, pero esto también requiere mantenimiento personalizado y soporte técnico, algo que la mayoría de los proveedores piensan dos veces antes de ofrecer.
Los usuarios de aplicaciones que forman parte de los paquetes de software como servicio suelen iniciar sesión para utilizar esas aplicaciones de una de estas dos formas. La primera forma es contratar a un proveedor de servicios de aplicaciones, que ofrece acceso a las aplicaciones a través de la Web; cada usuario se conecta a una red web para utilizar las aplicaciones, y la empresa paga una tarifa mensual por los usuarios de las aplicaciones. En la segunda forma, denominada software bajo demanda, una empresa compra una copia de una aplicación que permite que varios usuarios se conecten al mismo tiempo; los usuarios aún inician sesión en la Web para utilizar la aplicación, pero lo hacen de una manera diferente y la empresa generalmente no paga ninguna tarifa, ya que la aplicación ya se ha comprado.
Uno de los principales beneficios que obtiene una empresa al utilizar Software-as-a-Service para resolver sus necesidades de aplicaciones es que el proveedor de software es responsable del tiempo y el dinero gastado en mantenimiento, soporte técnico y actualizaciones. El proveedor de software como servicio puede cobrar al consumidor una tarifa de actualización, pero el consumidor no tiene que pasar por el proceso de comprar la actualización e instalarla él mismo. De la misma manera, el consumidor no tiene que preocuparse por virus u otras dificultades que amenacen la red. Debido a que la empresa y sus empleados no hacen más que conectarse a una red, no necesitan tener ninguna expectativa de responsabilidad si algo sale mal con esa red.
El software como servicio puede ser una opción atractiva para las empresas que desean minimizar sus necesidades de software y servicios. El software como servicio también puede ser una opción atractiva para los empleadores que tienen trabajadores a distancia entre sus filas. Dado que los empleados solo necesitan conectarse a Internet para utilizar las aplicaciones, pueden trabajar desde cualquier lugar siempre que tengan acceso a Internet.