El software de distribución es un paquete de aplicaciones integrado en los sistemas informáticos que ayuda a una organización a administrar el proceso de su cadena de suministro. Algunas organizaciones utilizan soluciones empresariales que combinan las funciones de dos o más departamentos que afectan directamente al inventario. Las diferentes funciones en una aplicación de software de distribución pueden ayudar con la gestión de inventario, la previsión, las órdenes de compra, la contabilidad y la gestión de las relaciones con los clientes.
Las empresas que distribuyen y mantienen el inventario pueden encontrar que el software de distribución es necesario para realizar un seguimiento de sus productos. Dado que la canalización de distribución generalmente requiere que los productos se almacenen en almacenes y se muevan de un lugar a otro, la aplicación de software es una forma automatizada de administrar los niveles de inventario por SKU o UPC. Una de las principales razones por las que se utiliza el software de distribución es para inculcar algún tipo de sistema de gestión de inventario y almacén.
La gestión de almacenes ayuda a las empresas a mantener organizados sus almacenes. Las funciones del software identifican ubicaciones de almacenamiento para productos individuales por número UPC, ayudan a los empleados a ubicar espacios adecuados para envíos individuales y extraen el producto según sea necesario. También puede ayudar al personal del almacén a reorganizar el espacio para dejar espacio para adiciones de nuevos productos o mejorar la eficiencia de los recolectores al ubicar productos similares cerca unos de otros.
El monitoreo de los niveles de inventario en tiempo real de cada producto que se almacena en los almacenes de la empresa es otra función importante del software de distribución. La gestión de inventario identifica qué productos se están agotando y necesitan ser reordenados para satisfacer la demanda. La previsión de la demanda de productos basada en el historial de pedidos del cliente es una tarea automatizada que el software puede gestionar una vez que se definen los parámetros específicos. El software es lo suficientemente flexible para que los empleados ajusten manualmente esos parámetros según sea necesario, si la demanda no se ajusta a los niveles de oferta.
Dado que la gestión de la cadena de suministro está impulsada en gran medida por las ventas, los sistemas empresariales pueden usarse para lograr algún tipo de automatización entre los departamentos de ventas y operaciones. Por ejemplo, un fabricante que vende directamente a cuentas minoristas puede comprar un software de distribución que transfiera automáticamente las órdenes de venta al sistema informático del almacén. El sistema en el almacén luego deduce estos niveles de inventario de su ubicación y genera pedidos de renovación de proveedores o centros de distribución principales. Un sistema informático de almacén también puede generar pedidos para que los recolectores los ubiquen, cumplan y empaqueten para recogerlos.
La gestión de relaciones con el cliente (CRM) puede estar incluida en algunos paquetes de software de distribución. Esta función gestiona los precios, los niveles de pedidos de ventas y el proceso de pedidos. Es posible que se incluyan enlaces a servicios de soporte externos en las aplicaciones de CRM. Por lo general, estos son servicios que están más allá del alcance tanto del almacén como del personal de ventas, como la facturación o el soporte técnico.
El software de gestión de la cadena de suministro también puede incluir funciones de ventas y contabilidad. No todas las organizaciones lo utilizarán, pero puede incluir un libro mayor para registrar las transacciones contables. Las funciones de gestión financiera generan y realizan un seguimiento de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar en función de los pedidos recibidos de las ventas.