La eficiencia de los datos es el proceso de hacer que los datos sean más fáciles de usar, administrar y acceder. Por lo general, es una preocupación de las empresas a gran escala, cuyas extensas redes y registros pueden hacer que el proceso de búsqueda y uso de un dato específico sea un poco como encontrar una aguja en un pajar. Aunque la eficiencia de los datos es en gran parte una preocupación de configuración y configuración, en otras palabras, organizar los datos de tal manera que sean más fáciles de localizar y obtener, también tiene un componente de hardware importante. El hardware obsoleto e ineficiente puede hacer que el proceso de extracción de datos de un disco duro o una red sea mucho más engorroso de lo necesario. Debido a esto, la eficiencia de los datos es una compensación; requiere encontrar el equilibrio adecuado entre costo y efectividad.
La ubicación donde se almacenan los datos tiene mucho que ver con su eficiencia general. Si bien los discos duros de estado sólido suelen ser las ubicaciones más receptivas para almacenar datos porque pueden producir y abrir archivos solicitados más rápido que la mayoría de los otros medios de almacenamiento, su costo por gigabyte de almacenamiento es relativamente alto. Los medios de almacenamiento más antiguos, como las unidades de copia de seguridad en cinta, son bastante económicos por gigabyte de almacenamiento, pero la compensación es que su velocidad de acceso es bastante lenta. Esta compensación de costo versus beneficio es el quid de la creación de sistemas de almacenamiento eficientes.
La eficiencia de datos tiene como objetivo facilitar el acceso a los datos utilizados con más frecuencia en la red colocándolos en dispositivos de almacenamiento de alto costo y alta potencia, mientras se transfieren los datos de archivo más antiguos a alternativas más lentas y menos costosas. Al hacer esto, las personas que trabajan en la red tienen un acceso más rápido a datos vitales sin paralizar los recursos y el presupuesto de la organización. Otras técnicas involucradas en hacer que el almacenamiento de datos sea más eficiente incluyen la compresión de datos, que es el proceso de reducir los archivos a su tamaño más pequeño posible, y la deduplicación, que utiliza algoritmos de software para eliminar archivos duplicados de la red.
La compresión y la deduplicación pueden liberar valioso espacio de disco en una red, mejorando aún más la eficiencia. Al igual que las personas, a las computadoras les resulta mucho más fácil completar una búsqueda cuando el número de archivos que se buscan es relativamente pequeño y el tamaño promedio de los archivos es correspondientemente modesto. Mediante la selección regular de archivos innecesarios y la eliminación del espacio sobrante dentro de los propios archivos, se mejora aún más la eficiencia de los datos de la red.