La administración de documentos de código abierto es un tipo de herramienta o sistema que se basa en software de computadora para ayudar a administrar registros u otros documentos. La gestión de documentos en general es un término para realizar un seguimiento de los documentos en papel o electrónicos. Los sistemas de gestión de documentos pueden ser simples o complejos. Pueden confiar en los sistemas de almacenamiento tradicionales basados en papel o en la nueva tecnología para almacenar una gran cantidad de información.
La mayoría de los sistemas de gestión de documentos tienen varias características comunes. Los sistemas de gestión de documentos evalúan el espacio físico disponible para almacenar registros, la capacidad máxima del hardware informático, como un servidor, y los métodos disponibles para hacer que los documentos en papel sean electrónicos. La creación de imágenes de documentos o el escaneado de documentos en formato digital suelen formar parte de la gestión de documentos moderna.
El software de código abierto se refiere a programas de software que no incluyen código fuente protegido. Esto significa que cualquiera puede ver cómo se creó el programa o modificar el código para adaptarlo a sus propias necesidades. El software de código abierto es una alternativa al software propietario, donde el código fuente está protegido para evitar la «ingeniería inversa» y la modificación no deseada de un programa de software.
Los sistemas de gestión de documentos de código abierto incluyen opciones como un sistema de gestión de contenido (CMS) de código abierto. El sistema de gestión de contenido se ha convertido en un recurso general para el almacenamiento de datos en una empresa. Es otro término general que realmente se refiere a cualquier método para gestionar un flujo de trabajo cooperativo dentro de una empresa. Permitir el acceso remoto y entregar datos de una ubicación a otra es muy a menudo parte de lo que hace un CMS por una empresa. Esta es solo una de las muchas opciones de herramientas de código abierto que pueden ayudar a promover la gestión de documentos competitiva para una empresa.
Los defensores del software de código abierto señalan cómo esta opción está cambiando el modelo comercial de la tecnología empresarial. Las empresas que eligen sistemas de gestión de documentos de código abierto pueden beneficiarse de tecnologías gratuitas que fomentan la ingeniería proactiva en el lugar de trabajo. La gestión de documentos de código abierto también puede ahorrarle dinero a la empresa.
Muchos proveedores de tecnología compiten para ofrecer productos y servicios relacionados con la gestión de documentos de código abierto. Estos incluyen un portal de código abierto para el flujo de datos, o codificación o desarrollo PHP de código abierto en otros lenguajes informáticos, para ayudar a las empresas a personalizar una variedad de elementos de código abierto. Estos pueden ser esenciales para promover soluciones de TI generales para empresas de cualquier tamaño.