También conocido como uso compartido de escritorio, el uso compartido de pantalla es la capacidad de permitir que otros dentro de una conexión segura vean el contenido actual del escritorio de una computadora. El acceso a escritorio remoto de este tipo en particular suele ser útil en las aplicaciones de conferencias web, ya que permite que un moderador o líder de la conferencia permita que otros asistentes vean el documento o la presentación que el líder está mostrando actualmente en su escritorio. El uso compartido de la pantalla permite mostrar el escritorio y también realizar lo que se conoce como una visita guiada web, lo que permite que otras personas vean cómo el moderador de la conferencia navega por diferentes sitios web o incluso demuestra la funcionalidad de un motor de búsqueda.
El uso compartido de pantalla es algo diferente de otras formas de uso compartido de aplicaciones, ya que los asistentes normalmente no tienen que descargar o almacenar en caché ningún archivo antes del comienzo de la conferencia web. Por lo general, todo lo que se requiere es una conexión a Internet y credenciales de inicio de sesión para asistir a la conferencia en línea. Dependiendo de la plataforma de conferencias que se utilice, puede haber algunas limitaciones en las versiones de diferentes navegadores que son compatibles. Esto significa que es posible que los asistentes tengan que actualizar a una versión más reciente de un navegador determinado para poder participar en la parte de la reunión para compartir la pantalla.
Uno de los beneficios de compartir la pantalla es que el anfitrión o moderador no tiene que reenviar archivos o instrucciones para descargar presentaciones antes de la reunión. Los anfitriones pueden trabajar en el contenido de una presentación hasta la hora de inicio de la conferencia, lo que facilita la gestión de las mejoras de última hora que se les ocurran. Esto puede ser especialmente importante cuando el tema de la conferencia web es algún tipo de situación en desarrollo que enfrenta la empresa, o la información relevante para la reunión no llega al anfitrión hasta el último minuto.
Si bien el uso compartido de la pantalla es una herramienta de conferencia web extremadamente útil, es importante recordar que durante el transcurso de la reunión, los asistentes pueden ver todo lo que se muestra en el escritorio del anfitrión. Si bien algunas herramientas para compartir pantalla incluyen una función que permite bloquear la visualización de todo menos una parte del escritorio, la mayoría de los diseños permiten a los asistentes ver el escritorio total tal como el anfitrión ve el área de visualización. Esto hace que sea muy importante para el anfitrión o líder cerrar los buzones de correo electrónico y cualquier otro archivo que no sea relevante para el tema de la reunión. Hacerlo minimiza las posibilidades de mostrar accidentalmente algo que no es apropiado para la reunión y posiblemente avergonzar al líder oa cualquiera de los asistentes.