La conciliación de inventario es un proceso en el que una empresa equilibra su inventario físico con las cifras de sus libros de contabilidad. Hay dos tipos de sistemas disponibles para conciliar el inventario. Las empresas pueden usar un sistema de inventario periódico o perpetuo para realizar esta actividad. Como los nombres implican, un sistema de inventario periódico requiere una reconciliación de inventario en diferentes momentos del año, como cada trimestre; el método perpetuo no tiene este requisito ya que un inventario anual es suficiente. En cada sistema, es necesario un recuento físico del inventario para comparar los artículos reales con los informes contables para que los contadores puedan hacer los ajustes necesarios.
Bajo cada sistema de inventario, el proceso comienza con los mismos primeros pasos. Una persona del departamento de contabilidad generalmente sale y cuenta todos los artículos físicos enumerados como inventario. Una copia del inventario del libro de la computadora puede ayudar a guiar al contador mientras cuenta el inventario físico. Cualquier diferencia entre el inventario listado en la impresión de la computadora y el inventario real necesita una marca en el informe. Todos los inventarios deben contarse antes de que comience el proceso de reconciliación.
Una vez que se completa el conteo físico, los contadores pueden comenzar el proceso de conciliación de inventario. Este proceso requiere que el contador compare sus recuentos físicos con los elementos enumerados en el sistema de contabilidad. Cualquier diferencia y las diferencias en dólares resultantes deben tener una notación clara en el informe de reconciliación. El contador necesita encontrar la razón de estas diferencias y rastrear cualquier inventario descarriado. Por ejemplo, el inventario vendido pero aún no registrado en el libro de contabilidad puede resultar en una diferencia de inventario durante el proceso de reconciliación.
El propósito del proceso de reconciliación de inventario es doble. Primero, una compañía informa cifras más precisas en sus estados financieros, tanto el estado de resultados como el balance general. Los informes y estados contables adecuados reflejan el verdadero valor de la empresa y permiten a las partes interesadas hacer mejores juicios. En segundo lugar, un saldo de inventario preciso puede evitar pagar impuestos en exceso. Las agencias gubernamentales pueden cobrar impuestos sobre el inventario no vendido al final de cada año; demasiado inventario al final del año aumenta estos impuestos.
La conciliación de inventario puede ayudar a una empresa a demostrar que tiene los controles internos adecuados. El robo, el deterioro y el inventario dañado pueden aumentar significativamente el costo de una empresa para hacer negocios. No controlar adecuadamente los costos asociados con el inventario puede afectar rápidamente las ganancias de una empresa. Los auditores a menudo ven los controles internos como parte del proceso de revisión externa de una empresa. Las normas contables nacionales también pueden requerir el cumplimiento de los procedimientos de conciliación de inventario para ciertos tipos de empresas.
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