Se estima que muchos usuarios de computadoras, especialmente en organizaciones grandes, pueden tener entre 10 y 20 ID de usuario. Cada uno de ellos requiere su propia contraseña. Como tal, recordar todos esos ID de usuario y contraseñas puede resultar abrumador. La sincronización de contraseñas es una forma de facilitar un poco la vida del usuario de una computadora al sincronizar las contraseñas para que todas coincidan en varios sistemas.
Las ventajas de la sincronización de contraseñas son claras. Quienes lo hacen tienden a recordar sus contraseñas con mayor facilidad. Además, aunque algunos dicen que una contraseña uniforme para un usuario podría disminuir la seguridad, la sincronización de contraseñas en realidad puede ayudar a mejorar la seguridad, porque habrá menos razones para que los usuarios escriban contraseñas.
Aunque es posible lograr la sincronización de contraseñas manualmente, existen aplicaciones de software que se han desarrollado para automatizar el proceso. El software generalmente opera de dos maneras, a través de un proceso transparente o un proceso basado en la Web. El proceso transparente de sincronización de contraseñas comienza a funcionar después de que ocurre un cambio de contraseña en una aplicación. Luego va y cambia todas las demás contraseñas para las que está configurado. En el proceso basado en Web, el usuario cambia las contraseñas en Internet.
El proceso simplificado también puede ahorrar dinero. Si un usuario tiene que cambiar hasta 20 contraseñas individualmente, eso puede llevar una enorme cantidad de tiempo. A menudo, los sistemas requieren que los usuarios cambien sus contraseñas periódicamente para reducir el riesgo de acceso no autorizado. Sin embargo, cuando la sincronización de contraseñas ocurre de una vez, los usuarios pueden volver a su propósito original mucho más rápido. Esto puede ayudar a una empresa a aumentar la productividad.
Además de la sincronización de contraseñas, el software también puede ayudar a los administradores de otras formas. El software puede detectar cuándo se aproxima un requisito de cambio de contraseña y enviar un recordatorio por correo electrónico al usuario. Esto puede permitir que el usuario maneje esta tarea administrativa en un momento en el que, quizás, no esté tan ocupado, proporcionando un poco de flexibilidad para el usuario.
Además, si bien los usuarios pueden usar un sistema de sincronización de contraseñas para cambiar todas sus contraseñas a la vez, puede haber una situación en la que un usuario necesite mantener una contraseña separada, o no igual, que los demás. El software de sincronización de contraseñas también puede tener esto en cuenta, permitiendo a los usuarios cambiar solo las contraseñas deseadas.