La transcripci?n de documentos convierte documentos en papel a un formato digital editable. Esto puede hacerse para facilitar la lectura, la conversi?n a archivos digitales o una variedad de otras razones. Las empresas est?n disponibles para realizar esta tarea por una tarifa, o las empresas pueden manejar sus necesidades de transcripci?n internamente. Para ciertos tipos de documentos, se puede requerir un manejo especial en el proceso de conversi?n debido a la naturaleza o antig?edad de un documento. En estas situaciones, puede ser necesario utilizar un servicio especializado.
Este proceso se puede hacer de varias maneras. Algunas compa??as escanean documentos y usan un programa para convertir la informaci?n impresa en un formato digital editable. Un t?cnico revisa la transcripci?n de la m?quina para corregir cualquier error. Estos pueden incluir intercambios o sustituciones de caracteres, campos desplazados y otros problemas que puedan surgir. El programa de computadora puede aprender de las correcciones y aplicar esto a futuras tareas de transcripci?n de documentos para reducir la tasa de error.
Otra opci?n es la transcripci?n manual, donde un mecan?grafo trabaja desde el documento original o un facs?mil de alta calidad para generar una copia digital nueva. Esto puede ser necesario cuando los documentos incluyen escritura a mano apretada o inusual con la que una computadora podr?a tener problemas, o caracteres especiales que no se usan com?nmente. Los documentos hist?ricos en ingl?s, por ejemplo, pueden contener varios caracteres no utilizados en ingl?s moderno que una computadora tendr?a dificultades para interpretar.
Los documentos hist?ricos pueden requerir un cuidado especial porque los transcriptores quieren evitar da?os al original. El escaneo y actividades similares pueden exponer los papeles a la luz ultravioleta y deben realizarse con precauci?n para preservar la integridad del original. Los transcriptores tambi?n necesitan mantener sus manos limpias y pueden usar guantes mientras manejan el material. La digitalizaci?n a trav?s de la transcripci?n de documentos puede hacer que los registros hist?ricos sean m?s accesibles para los investigadores y el p?blico en general; una instalaci?n podr?a, por ejemplo, cargar cartas hist?ricas en su sitio web para que cualquier persona interesada pueda examinarlas.
El papeleo del gobierno puede estar sujeto a la transcripci?n de documentos. Esto puede incluir registros hist?ricos como datos censales antiguos, as? como documentos m?s nuevos que no est?n disponibles en forma digitalizada. Puede ser necesario utilizar un transcriptor certificado debido a la sensibilidad de la informaci?n, para garantizar que los documentos no se alteren cuando se ingresan en forma digital. Las personas que planean usar documentos digitalizados de su pa?s de origen para actividades como solicitudes de ciudadan?a pueden consultar a un funcionario del gobierno sobre los pasos que deben tomarse para validar la transcripci?n del documento.
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