La utilización de los empleados es un reflejo de cuán eficientemente una empresa usa a su personal. Se determina al observar cuánto tiempo pasan los empleados en tareas y tareas específicas como un porcentaje de su tiempo disponible en el trabajo. La baja eficiencia sugiere que los empleados pueden estar inactivos en el trabajo, lo que le cuesta dinero a la empresa. Esto también puede aumentar la insatisfacción, ya que el personal aburrido e inquieto tiende a ser menos feliz en el trabajo. Los consultores pueden ayudar a las empresas con personal subutilizado a determinar cómo aplicar sus recursos humanos de manera más efectiva.
Este enfoque de gestión requiere que los empleados mantengan registros precisos de sus actividades. En lugar de usar un reloj de tiempo básico para rastrear el tiempo que pasa en el trabajo, la compañía puede pedirle al personal que registre el tiempo en asociación con proyectos específicos. El reloj aún monitorea las horas generales de trabajo, pero los registros detallados muestran lo que los empleados están haciendo y cuándo. Algunos lugares de trabajo facilitan tal registro más que otros. En una firma de abogados, por ejemplo, el personal está acostumbrado a rastrear las horas facturables por cliente o trabajo.
En una revisión de utilización de los empleados, los gerentes pueden ver cuánto tiempo pasan los empleados en diferentes tareas. Se puede esperar un tiempo subutilizado para manejar tareas rutinarias y actividades de mantenimiento, como ordenar un escritorio y asistir a reuniones de oficina que no conciernen a un trabajo específico. Si un empleado pasa mucho tiempo inactivo o trabajando en proyectos no especificados, esa persona no está siendo utilizada bien. La compañía puede estar desperdiciando dinero, y las habilidades de los empleados no se están aprovechando.
Una herramienta para aumentar la utilización de los empleados es la programación flexible, donde los empleados desarrollan horarios personalizados. Esto puede incluir oportunidades para trabajar desde casa o cambiar los horarios para satisfacer las necesidades de proyectos específicos. Las personas con habilidades particulares también pueden ser reasignadas a departamentos donde es más probable que sean utilizadas. También se les puede recordar a los gerentes y programadores que usen personas con habilidades especializadas en lugar de depender de empleados generales para tareas que pueden requerir a alguien con más experiencia y capacitación.
La gestión adecuada del proyecto, la delegación y la programación también son importantes para la utilización de los empleados. Si un gerente de proyecto no crea un cronograma viable para un proyecto, las personas pueden quedar inactivas en varios puntos esperando el trabajo. Esto podría incluir personas que esperan que otro personal termine una tarea, o personal forzado a estar inactivo debido a demoras causadas por problemas con el proyecto. La capacidad de reasignar trabajadores si no se utilizan en situaciones como esta puede ayudar a aumentar la utilización de los empleados.
Inteligente de activos.