Un presupuesto, definido básicamente, es un plan financiero estratégico. Por lo general, considera ingresos y gastos. Al hacerlo, puede ser necesario considerar otros factores, como la disponibilidad de mano de obra y materia prima. Una variación presupuestaria surge cuando hay una diferencia entre el plan y el resultado.
Al considerar la variación del presupuesto, puede ser muy importante diferenciar entre las cosas que afectan el presupuesto que se pueden controlar y las que no. Existen varias razones por las cuales puede ocurrir una variación presupuestaria. Una razón es que el presupuesto estaba mal planificado. Este es un ejemplo de un factor controlable.
Algunas causas de la variación del presupuesto se pueden controlar. Los costos laborales son otro ejemplo. Una empresa puede controlar sus gastos en esta área tomando decisiones como la prohibición de horas extra y proyectos de outsourcing que de otro modo requerirían empleados con altos salarios.
Algunas causas de la variación del presupuesto son incontrolables. Los factores en esta categoría son comúnmente externos. Esto significa que estos factores están determinados por entidades externas a la empresa que ha realizado el presupuesto. Un aumento en los precios de los servicios públicos puede ser un ejemplo de un factor incontrolable. Si un desastre natural causa escasez de algunas materias primas, este también es un factor incontrolable.
Cuando se considera una variación del presupuesto, no debe suponer automáticamente que se refiere a pérdidas. Una variación del presupuesto puede ser positiva o negativa. Cuando es positivo, comúnmente se conoce como una variación favorable. Cuando es negativo, se considera una variación desfavorable.
Hay varias categorías de variaciones presupuestarias. La variación de ganancias es una de las más comunes. Esto se refiere a la brecha entre las ganancias que se esperaban y las ganancias que realmente se obtuvieron, ya sea que sean más altas o más bajas de lo previsto.
Es común que las grandes organizaciones tengan numerosos presupuestos. Estos pueden, por ejemplo, dividirse por sector, sucursal o departamento. Cuando este es el caso, existe la posibilidad de que pueda haber numerosas variaciones presupuestarias. Hay numerosas formas de manejar esto.
Tomemos el ejemplo de una empresa embotelladora que tiene una división norte y sur. Al final del año, el norte puede tener una variación positiva de $ 1 millón de dólares estadounidenses. Sin embargo, el sur tiene una variación negativa de $ 500,000 USD. Una forma de manejar esto es permitiendo que la división norte conserve el excedente además de la cantidad que recibirá para el nuevo presupuesto anual. Por el contrario, la división sur podría tener el déficit de $ 500,000 USD deducido del presupuesto del año nuevo.
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