Archivo de datos es un término general que se refiere a cualquier archivo de computadora que contenga datos. Debido a que estos pueden ser cualquier tipo de archivo de almacenamiento de datos en una computadora, la mayoría de los usuarios de computadoras utilizan los archivos de datos. En conjunto, todo el almacenamiento de datos en un sistema se compone de archivos de varios tipos. En entornos comerciales, un archivo de datos a veces se refiere específicamente a una base de datos de información comercial, como datos de clientes o gráficos de ventas.
En general, los archivos de datos suelen denominarse simplemente «archivos». Un archivo de datos entra en juego cuando se debe almacenar o guardar un dato. Incluso cuando un usuario no guarda un archivo manualmente, la computadora puede crear archivos de datos temporales para hacer las cosas más rápidas para el usuario. Esta función se usa con mayor frecuencia en los navegadores web que mantienen un caché de datos de la información del sitio web para brindar al usuario un acceso rápido al sitio más adelante.
Un archivo de datos difiere de un archivo de programa; mientras que los archivos de programa cuentan con un código de programa ejecutable, los archivos de datos almacenan datos que pueden ser recuperados por una aplicación.
Los tipos de archivos de datos se cuentan por cientos. Las extensiones comunes incluyen .xls, que se refiere a una hoja de cálculo de Microsoft Excel®, y .efx, generalmente un documento eFax. Los archivos de programa también son numerosos, incluidos los archivos que contienen código ejecutable, incluidas las extensiones .msi, el archivo de programa de Microsoft Windows® Installer y .dll, un archivo de biblioteca de vínculos dinámicos.
La apertura de un archivo de datos requiere el uso de un programa equipado con la capacidad de leer el tipo de archivo. Por ejemplo, un archivo de texto .txt necesita un lector o editor de texto para acceder a los datos del archivo, y un usuario necesitaría Microsoft Excel® o un programa compatible a mano para leer un archivo de hoja de cálculo de Microsoft Excel®. Algunos programas de procesamiento de texto, como OpenOffice® y Microsoft Word®, tienen la capacidad de leer varios tipos de archivos de datos y convertir archivos creados originalmente en un programa diferente. La conversión de un tipo de archivo de un programa a otro rara vez da como resultado una conversión perfecta y, a menudo, causa problemas de formato o ubicación de texto en el archivo convertido.
La copia de seguridad de los archivos de datos es una parte importante del mantenimiento de un sistema de almacenamiento informático. Los discos duros pueden romperse con poca advertencia, y los archivos de datos en computadoras con múltiples usuarios a veces pueden desaparecer sin dejar rastro. La copia de seguridad de datos importantes, ya sea en un disco duro de copia de seguridad o en un servidor de almacenamiento de datos remoto al que se accede a través de Internet, protege el acceso de un usuario a archivos importantes como información financiera, proyectos de medios o trabajos finales. Los datos perdidos en un disco duro roto a veces pueden ser recuperados por un técnico de almacenamiento informático, pero el proceso puede ser costoso y lento, y puede que no tenga éxito.