Un asistente virtual es un asistente de oficina administrativa que brinda administración general de la oficina desde una ubicación remota. Los deberes generales de administración de la oficina incluyen deberes administrativos como archivo de documentos, recopilación y almacenamiento de datos. También puede extenderse a la asistencia jurídica y los servicios contables, básicamente cualquier tipo de trabajo de oficina que se pueda realizar en el mundo virtual.
A menudo denominados AV, la trayectoria profesional de un asistente virtual se volvió más común en la década de 1990 cuando la tecnología avanzó y las oficinas corporativas se descentralizaron cada vez más. A medida que la densidad y la congestión urbanas ayudaron a impulsar los suburbios a lo largo de los años, se desarrollaron ciudades marginales. Siguieron los negocios corporativos, lo que llevó a las empresas a abrir más sucursales en una variedad de ciudades y estados. La globalización es ahora una fuerza adicional que impulsa a las empresas en el extranjero a acceder a nuevos mercados y nuevos consumidores. Surgió la necesidad de dotar de personal a esas oficinas, pero con frecuencia se asociaba con un costo más elevado.
Un asistente virtual puede ser un empleado de la empresa para la que trabaja o puede ser un contratista independiente. Un asistente virtual puede trabajar a distancia desde su casa, o puede trabajar en las oficinas de la empresa y administrar una o más ubicaciones remotas.
Las empresas de VA están apareciendo cada vez más y contratando a sus asistentes virtuales con empresas. Los proveedores de oficinas virtuales suelen tener unos 10 asistentes virtuales que gestionan las oficinas virtuales de unas 100 a 150 empresas. Por ejemplo, si una empresa en la ciudad de Nueva York quiere tener una oficina virtual en Los Ángeles, utilizando nueva tecnología, esa empresa no tiene que abrir una sucursal física en la costa oeste de los Estados Unidos. La empresa puede simplemente comprar un contrato con un proveedor de oficina virtual.
Los proveedores de oficinas virtuales le dan a la empresa cliente una dirección local y un número de teléfono local. Se asigna un asistente virtual para atender las llamadas de la empresa cliente en la dirección local, atendiendo en nombre de la empresa cliente y desviando las llamadas a la sede de la empresa o representante asignado. El asistente virtual también ayuda a la empresa cliente a dirigirse a los consumidores sin tener que estar en esa área geográfica. Esto ayuda a dar la impresión de que la empresa tiene una sucursal dinámica y activa en esa ciudad remota.
Los proveedores de oficinas virtuales también pueden recopilar el correo de la empresa, clasificarlo y redirigirlo. El asistente virtual puede supervisar las obligaciones legales y comerciales de la empresa cliente para que pueda funcionar en otra ciudad, estado o país. La nueva tecnología de Internet permite a los asistentes virtuales administrar una variedad de empresas o ubicaciones de oficinas a través de un software altamente organizado. La tecnología también permite que el asistente virtual conecte llamadas a otras ciudades o países sin problemas.