Autofax es un término genérico que abarca las diversas técnicas que permiten a los usuarios enviar o recibir mensajes de fax en una computadora en lugar de en una máquina de fax. Esta puede ser una forma eficaz de comunicarse entre alguien que solo tiene una computadora y alguien que solo tiene una máquina de fax. El término también se puede utilizar para un sistema de estados de cuenta automatizados en la banca.
Los usuarios más comunes de los servicios de autofax en la actualidad parecen ser personas que necesitan enviar o recibir mensajes por fax ocasionalmente, pero que no consideran que valga la pena ni sea asequible comprar una máquina de fax. Un ejemplo podría ser una pequeña empresa que realiza la mayor parte de su comunicación por correo electrónico, pero trata con algunos clientes o proveedores que prefieren utilizar faxes. Estos servicios también pueden ser útiles para las personas que necesitan enviar documentos en su forma original, en lugar de simplemente como un archivo de texto o un documento de procesamiento de texto, pero no consideran práctico escanear los documentos y enviarlos como archivos de imagen.
La tecnología detrás del autofax es relativamente simple. La computadora simplemente convierte los datos en un documento a un tono de audio, o de un tono a un documento de la misma manera que una máquina de fax. Es el mismo sistema que se utiliza en las computadoras que se conectan a Internet a través de un módem de acceso telefónico.
Algunas formas de autofax están diseñadas con fines de marketing. Estos permiten que una empresa envíe un fax a varios destinatarios sin la necesidad de escribir cada número de fax individualmente en una máquina de fax. Estos sistemas también pueden permitir que una lista de marketing se filtre fácilmente para los mensajes diseñados para una audiencia en particular. La teoría detrás del uso de un sistema de este tipo es que es más barato que usar el correo, pero es más probable que se lea que un correo electrónico, que puede ser detectado por un filtro de spam o simplemente eliminado sin ser leído.
Dentro de la industria bancaria, el nombre autofax se usa a veces para un sistema en el que un banco puede enviar automáticamente estados de cuenta regulares a los titulares de cuentas por fax. Esto podría ser a una máquina de fax oa una computadora equipada para recibir faxes. Estos sistemas generalmente se consideran obsoletos, dado que la mayoría de las personas ahora tienen acceso al correo electrónico. Los estándares de seguridad también han aumentado con el tiempo y muchos titulares de cuentas y bancos no considerarían el envío de faxes como una forma segura de transmitir datos financieros confidenciales.
AutoFax, o específicamente Sirvisetti AutoFax es también la marca de un servicio vendido por una empresa de Nueva Jersey. Está diseñado para integrar faxes automatizados con sistemas de registros computarizados utilizados en la industria de la salud. Entre sus características se encuentra la capacidad de superponer automáticamente firmas digitales y logotipos de empresas en la documentación relacionada con la atención médica.