Una verificación de edición, también conocida como prueba de edición, verifica la validez de los datos ingresados en un sistema de entrada de datos. Por lo general, es utilizado por empresas, organizaciones y agencias que necesitan realizar numerosas verificaciones de la información antes de pasarla a alguien que pueda procesar los datos. Una verificación de edición puede verificar la elegibilidad de los solicitantes o reclamaciones. Los envíos que no superan una verificación de edición a menudo se devuelven para que puedan corregirse.
Se puede verificar la validez de los datos que se ingresan en cualquier sistema informático mediante una verificación de edición. El sistema puede utilizar rutinas lógicas programadas, subrutinas y fórmulas matemáticas para realizar estas comprobaciones. Las empresas a menudo usan verificaciones de edición para verificar que sus sistemas informáticos tengan datos válidos de clientes, como nombres, en ellos. Si una verificación de edición encuentra que los nombres de los clientes tienen caracteres numéricos, por ejemplo, se puede alertar al propietario de la empresa sobre la discrepancia y corregirla. De esta manera, los cheques de edición pueden ayudar a las empresas a limpiar la información de sus clientes y garantizar una correspondencia estándar.
Las agencias gubernamentales también usan regularmente verificaciones de edición para determinar la validez y precisión de los formularios, solicitudes o reclamos que reciben. Los envíos relacionados con dinero a menudo pasan por controles de edición antes de ser revisados por personas reales. Esto puede ahorrar tiempo cuando los trabajadores están tratando con numerosos envíos a la vez.
Los envíos que no pasen las comprobaciones de edición se pueden devolver para que se puedan corregir antes de volver a enviarlos. En el pasado, las presentaciones rechazadas comúnmente se modificaban por teléfono después de su presentación. Sin embargo, las organizaciones, agencias o empresas que emplean controles de edición generalmente encuentran poco práctico realizar tales correcciones, porque pueden requerir mucho tiempo y pueden evitarse. Los lugares que emplean verificaciones de edición como parte de su sistema generalmente creen que quienes envían formularios, reclamos y solicitudes tienen la responsabilidad de garantizar su precisión.
Algunos lugares pueden proporcionar notas con un envío devuelto. Las presentaciones rechazadas pueden ir acompañadas de cartas que detallen la naturaleza de la discrepancia. Incluso se pueden incluir en la carta consejos sobre cómo mejorar la presentación. El objetivo de devolver un envío es corregirlo para que pueda procesarse lo antes posible. Como tal, a aquellos que envían material que debe aprobar una verificación de edición a menudo se les anima a que lo envíen temprano para tener tiempo para hacer las correcciones, si son necesarias.