Un empleado contable es responsable de ingresar informaci?n en los libros contables en nombre de una empresa u organizaci?n. Las leyes en muchos pa?ses requieren que los due?os de negocios mantengan registros financieros detallados de ingresos y gastos y estos registros se revisan durante la preparaci?n de impuestos y las auditor?as de la compa??a. El empleado del libro mayor debe asegurarse de que la informaci?n financiera se registre con precisi?n y que los libros de la compa??a se equilibren diariamente, semanalmente o mensualmente.
Muchas compa??as mantienen libros contables separados para diferentes tipos de gastos, como n?mina o inventario. Antes de depositar o retirar fondos de estas cuentas, el empleado del libro mayor puede pasar todas las transacciones a trav?s de un libro mayor. Los dep?sitos se registran en el libro mayor y luego se debitan de esa cuenta y se vuelven a depositar en el libro mayor apropiado. El empleado utiliza n?meros de cuenta del libro mayor para rastrear estos dep?sitos y retiros, pero el libro de cuentas del libro mayor contiene detalles de todos los d?bitos y cr?ditos de la empresa.
Al final de cada d?a, el saldo final del libro mayor debe reflejar el total combinado del saldo inicial del d?a m?s todos los cr?ditos y menos todos los d?bitos. Por lo general, las empresas requieren que el empleado equilibre el libro mayor diariamente. Si se encuentran discrepancias, el empleado del libro mayor debe revisar cuidadosamente todas las transacciones y recibos para identificar la fuente del problema. El secretario debe corregir el error y asegurarse de que el saldo final sea exacto. En algunas naciones, los empleados no est?n obligados a auditar los libros de contabilidad a diario, pero cuanto m?s se revisen los libros de contabilidad, m?s f?cilmente los empleados pueden detectar y resolver problemas.
Los empleados de contabilidad a veces son responsables de preparar informes financieros y de hacer presentaciones a los directores o propietarios de la empresa. Pueden responder preguntas sobre el desempe?o financiero de la empresa haciendo referencia a los datos contenidos en los libros de contabilidad. Cuando las autoridades fiscales realizan auditor?as, el empleado del libro mayor es responsable de responder las preguntas del auditor y de proporcionar copias de los recibos e informaci?n financiera que soliciten los auditores.
Algunas compa??as contratan contadores p?blicos certificados para trabajar como empleados contables. Estas personas generalmente tienen un t?tulo universitario en contabilidad, finanzas o un campo relacionado y tienen licencia para trabajar como contadores. Las grandes compa??as pueden emplear a un gran n?mero de empleados para supervisar las finanzas de varias divisiones diferentes de la compa??a. Las peque?as empresas a veces contratan a contables que no tienen capacitaci?n formal en contabilidad para trabajar como empleados contables. Estas personas pueden o no tener t?tulos universitarios, pero generalmente tienen alguna experiencia como administradores de oficina, secretarios o tesoreros.