Un examinador forense de documentos estudia todos los aspectos de un documento para determinar su autenticidad y origen, incluida la escritura a mano, la mecanografía, las huellas digitales, la impresión comercial, las fotocopias, las tintas y los papeles. Los analistas buscan pistas que apuntan a falsificaciones como alteraciones, eliminaciones, adiciones y sustituciones dentro del documento. Si se encuentran, los analistas también intentan determinar dónde se originó la falsificación identificando características únicas. Algunos de los documentos examinados con mayor frecuencia por los analistas incluyen testamentos, registros médicos, escrituras, hojas de tiempo, pólizas de seguro, registros de impuestos sobre la renta, acuerdos de préstamos, contratos, cheques, peticiones electorales y cartas que no tienen autores identificados.
Los examinadores de documentos forenses prefieren trabajar con documentos que se han conservado en su forma original. La razón de esto es porque los detalles de escritura pueden perderse cuando los documentos se copian o se reproducen de otra manera, como por fax. Sin embargo, el examen de las copias puede realizarse si la copia es de alta calidad y el caso particular lo permite. Dependiendo del examinador y del documento, un escaneo de alta resolución puede considerarse una muestra adecuada.
Antes de examinar un documento, un analista puede buscar otro documento para compararlo con el original. Los analistas intentan encontrar un segundo documento válido que se parezca mucho al original en términos de estilo, impresión y estuche. Cuanto más se parezca el segundo documento al primero, más probable es que el examinador forense de documentos concluya su estudio con resultados satisfactorios.
A pesar de la gran cantidad de detalles que puede determinar un examinador forense de documentos, no se puede determinar la edad, el género y la mano con la que una persona escribe. Del mismo modo, mientras que un examinador forense de documentos puede identificar un documento como una falsificación, es menos probable que se identifique la identidad del falsificador. Los examinadores de documentos forenses también pueden analizar documentos escritos en idiomas extranjeros. Sin embargo, esto requiere que el analista esté familiarizado con los detalles del lenguaje y el estilo de escritura en él. Por ejemplo, los trazos distintivos varían entre idiomas.
La capacitación más importante a la que se somete el examinador forense de documentos se lleva a cabo junto a otro examinador forense de documentos establecido. Esta capacitación práctica es esencial para cualquier analista potencial, ya que una gran parte del trabajo es saber la diferencia entre las variaciones de la escritura de una persona y las diferencias entre la escritura de dos personas diferentes. Un examinador forense de documentos no debe confundirse con un grafólogo. Este último estudia la escritura a mano e intenta descubrir rasgos de personalidad dentro de él.