Un encargado de registros es un empleado de oficina que trabaja, organiza y almacena informaci?n como informes, archivos, actas de reuniones, libros de contabilidad y correspondencia miscel?nea. ?l o ella es responsable de mantener registros ordenados y de f?cil acceso para otros trabajadores, o partes externas como abogados que puedan necesitar la informaci?n. Los libros, archivos y recibos financieros de una empresa deben mantenerse en un orden actualizado por parte de un administrador de registros a efectos fiscales.
Los registros de impuestos deben mantenerse y actualizarse constantemente de manera exhaustiva, incluidos desgloses de gastos. Se necesitan registros financieros como recibos para probar la informaci?n en las declaraciones de impuestos de la compa??a. La gesti?n de registros financieros empresariales se divide en las principales categor?as de cuentas por cobrar y por pagar. Las cuentas por cobrar son pagos realizados por los clientes, mientras que las transacciones por pagar son equipos y otros art?culos que compra la compa??a.
Un administrador de registros debe mantener una lista de clientes que est?n atrasados ??en sus pagos, ya que esto representa un d?ficit o reducci?n en lo que la compa??a deber?a haber recibido para los pagos de acuerdo con su facturaci?n. Las facturas se emiten en el momento en que un cliente recibe un bien o servicio y se numeran en orden consecutivo. Los clientes en efectivo pagan facturas de inmediato, mientras que aquellos con cuentas de cr?dito pagan el total de su cuenta cada mes u otro programa acordado. Los encargados de los registros deben asegurarse de que todas las facturas se contabilicen; todos los pedidos cancelados de los clientes se marcan como «nulos», mientras que las declaraciones se emiten a los clientes de cr?dito. Los estados de cuenta son documentos enviados regularmente a clientes de cr?dito que incluyen los montos que han pagado o no para las facturas en sus cuentas de cr?dito.
Los encargados de los registros clasifican el efectivo, las ventas, la n?mina y las compras de la empresa en informaci?n f?cil de ubicar que se ajusta a un sistema general como el software de contabilidad computarizado. En los sistemas de contabilidad computarizados, los encargados de los registros pueden ser responsables de descargar la informaci?n bancaria de una empresa en programas de software. Hacer una copia de seguridad de los archivos en caso de incendio en la oficina u otra emergencia es otra responsabilidad com?n. En algunos casos, un administrador de registros a?n puede necesitar registrar a mano algunos recibos y art?culos en un libro de contabilidad reglado. Los encargados de los registros a menudo est?n a cargo del dinero en efectivo y el seguimiento de las compras de suministros de oficina.
Un administrador de registros eficiente organiza y archiva art?culos diariamente en lugar de dejar que se acumulen recibos e informaci?n. Tal mantenimiento diario de registros es una parte principal de este tipo de trabajo de oficinista, pero se puede asignar otro trabajo administrativo. Los encargados de los registros a menudo toman minutos en las reuniones, antes de distribuir y luego almacenar la informaci?n.