Uno de los conceptos básicos para operar un negocio es tener un medio para mantenerse al día con el dinero adeudado por los clientes, así como mantener un registro preciso del dinero recibido de los clientes que se aplicará a las cantidades que actualmente deben. El dinero adeudado se conoce como cuentas por cobrar. La mayoría de las empresas tienen un departamento dedicado a esta área, y es responsable de crear y enviar facturas, recibir y procesar pagos, y de rastrear tanto el dinero disponible como el vencimiento.
El propósito básico de la contabilidad es asegurar que cualquier entidad que funcione tenga una imagen concisa de lo que está sucediendo financieramente en un momento dado. Un departamento de cuentas por cobrar contribuye a la precisión en parte al facturar a los clientes por los servicios o bienes prestados. Por lo general, es este departamento el que se mantiene al día con la información de facturación y las necesidades de facturación personalizadas del cliente.
Un cliente grande, por ejemplo, puede recibir un descuento porcentual en los bienes o servicios mensuales que compra, en función del volumen de negocios realizados con la empresa. El personal de cuentas por cobrar mantendría esa información de descuento como parte del perfil de facturación de ese cliente, asegurando que todas las facturas a ese cliente reflejen el descuento apropiado. A menudo, este departamento tiene una gran cantidad de información sobre el aspecto de la factura, qué información se incluye y cómo se organiza la información.
Junto con la creación y distribución de facturas a los clientes, este departamento a menudo es responsable de recibir los pagos de esas facturas y de asegurarse de que el dinero se aplique correctamente. Si bien algunos departamentos tienden a registrar un pago a un cliente y aplicarlo a la factura pendiente más antigua, es más común que un pago se aplique a una factura específica, incluso si no es la factura pendiente más antigua para ese cliente. Esto permite a los miembros del personal identificar el vencimiento de las facturas anteriores y trabajar con el cliente para resolver cualquier problema que pueda estar impidiendo el pago de facturas que son más antiguas que las condiciones de pago estándar.
Las cuentas por cobrar también colaboran estrechamente con el brazo de cuentas por pagar del proceso contable. Así como se espera que los clientes paguen por los bienes y servicios prestados, también se espera que la compañía pague las facturas pendientes a sus proveedores de manera oportuna. Es importante que la información sobre la cantidad de ingresos utilizables esté disponible antes de realizar los pagos. Con esos datos disponibles, el departamento de cuentas por pagar puede programar y realizar pagos en nombre de la empresa.
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