Uno de los conceptos b?sicos para operar un negocio es tener un medio para mantenerse al d?a con el dinero adeudado por los clientes, as? como mantener un registro preciso del dinero recibido de los clientes que se aplicar? a las cantidades que actualmente deben. El dinero adeudado se conoce como cuentas por cobrar. La mayor?a de las empresas tienen un departamento dedicado a esta ?rea, y es responsable de crear y enviar facturas, recibir y procesar pagos, y de rastrear tanto el dinero disponible como el vencimiento.
El prop?sito b?sico de la contabilidad es asegurar que cualquier entidad que funcione tenga una imagen concisa de lo que est? sucediendo financieramente en un momento dado. Un departamento de cuentas por cobrar contribuye a la precisi?n en parte al facturar a los clientes por los servicios o bienes prestados. Por lo general, es este departamento el que se mantiene al d?a con la informaci?n de facturaci?n y las necesidades de facturaci?n personalizadas del cliente.
Un cliente grande, por ejemplo, puede recibir un descuento porcentual en los bienes o servicios mensuales que compra, en funci?n del volumen de negocios realizados con la empresa. El personal de cuentas por cobrar mantendr?a esa informaci?n de descuento como parte del perfil de facturaci?n de ese cliente, asegurando que todas las facturas a ese cliente reflejen el descuento apropiado. A menudo, este departamento tiene una gran cantidad de informaci?n sobre el aspecto de la factura, qu? informaci?n se incluye y c?mo se organiza la informaci?n.
Junto con la creaci?n y distribuci?n de facturas a los clientes, este departamento a menudo es responsable de recibir los pagos de esas facturas y de asegurarse de que el dinero se aplique correctamente. Si bien algunos departamentos tienden a registrar un pago a un cliente y aplicarlo a la factura pendiente m?s antigua, es m?s com?n que un pago se aplique a una factura espec?fica, incluso si no es la factura pendiente m?s antigua para ese cliente. Esto permite a los miembros del personal identificar el vencimiento de las facturas anteriores y trabajar con el cliente para resolver cualquier problema que pueda estar impidiendo el pago de facturas que son m?s antiguas que las condiciones de pago est?ndar.
Las cuentas por cobrar tambi?n colaboran estrechamente con el brazo de cuentas por pagar del proceso contable. As? como se espera que los clientes paguen por los bienes y servicios prestados, tambi?n se espera que la compa??a pague las facturas pendientes a sus proveedores de manera oportuna. Es importante que la informaci?n sobre la cantidad de ingresos utilizables est? disponible antes de realizar los pagos. Con esos datos disponibles, el departamento de cuentas por pagar puede programar y realizar pagos en nombre de la empresa.
Inteligente de activos.