Un registro administrativo es cualquier tipo de documento relacionado con las formas en que se administra o ejecuta una organización. Los profesionales mantienen registros administrativos para que puedan tener un historial de operaciones, reuniones, clientes y finanzas. En algunos casos, se puede requerir un registro administrativo para fines legales. Estos documentos a menudo se almacenan electrónicamente. Sin embargo, cuando se requieren registros administrativos oficiales, los profesionales pueden imprimir documentos en papel con marca de agua o sellados para mostrar que son registros autorizados.
Un gerente de negocios puede usar un registro administrativo para tomar decisiones financieras. Por ejemplo, si él o ella está planeando cuánto presupuestar para un proyecto en particular, podría acceder a los registros para saber cuánto se gastó en el pasado. Los registros administrativos financieros también pueden usarse en procesos de auditoría que se realizan internamente para fines de planificación financiera o externamente por agencias reguladoras.
También es común que se mantenga un registro administrativo con el fin de administrar las instalaciones. En los casos en que un gerente debe supervisar las instalaciones para asegurarse de que cumplen con las normas de seguridad y salud, los registros pueden ser útiles para demostrar que él o ella tomaron las precauciones necesarias. Si ocurre un accidente en una instalación, un gerente puede producir los registros administrativos necesarios para demostrar que él o ella no es responsable de ningún daño o instancia de daño corporal.
Un registro administrativo puede ser increíblemente importante cuando se trata de seguir un contrato. Si se acusa a un individuo de comportarse de una manera que es contraria a los términos de un contrato, podrían surgir acciones legales. En este caso, los registros administrativos se pueden usar para probar la inocencia o culpabilidad de un individuo.
Los registros administrativos a menudo se usan en los casos en que se acusa a una empresa o agencia de operar de una manera que es perjudicial para la salud o seguridad ambiental o pública. En estos casos, un juez puede exigir que una organización presente su registro administrativo. Un registro, en este escenario, podría ser un rastro en papel que ayuda a los funcionarios legales a comprender los pasos que tomó una organización. Los jueces pueden usar estos documentos para determinar si una organización se comportó de manera maliciosa o caprichosa.
Cualquier profesional de una organización que tenga acceso a la información sobre las decisiones de gestión puede mantener un registro administrativo. En algunos casos, los gerentes y ejecutivos pueden contratar asistentes que mantengan registros de las reuniones y acciones realizadas. El trabajo que se rastrea digitalmente, como las transacciones financieras y la entrada de datos, también se puede utilizar en un registro administrativo.
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