Una secretaria automatizada es un dispositivo que enruta las llamadas en una oficina. Con frecuencia, las pequeñas empresas utilizan estos dispositivos como una forma de proporcionar un filtro básico entre la oficina y las llamadas telefónicas no deseadas, como los vendedores telefónicos o los números incorrectos. Las empresas más grandes a menudo tendrán una secretaria de la vida real para realizar esta función, haciendo que la secretaria automatizada sea redundante. Este término a menudo se usa como sinónimo de secretaria virtual, pero en realidad los dos son muy diferentes. Una secretaria virtual es una persona real, solo que no está presente en el negocio en sí.
En la mayoría de los casos, una secretaria automatizada es una pequeña caja que se conecta a la línea telefónica entre el teléfono y la pared. Cuando un número conocido y aprobado llama a la línea, la secretaria permitirá que la llamada vaya directamente al teléfono. Si un número no aprobado, desconocido o restringido llama, la secretaria automatizada lo interceptará.
En general, una intercepción de este tipo significa que un sistema automatizado responde la llamada y solicita información básica a la persona que llama. Después de obtener respuestas a sus preguntas, el dispositivo llamará al teléfono conectado y transmitirá esa información al receptor, que luego tiene la opción de atender la llamada. Si el número se conoce como incorrecto o el receptor rechaza la llamada, la llamada se enrutará al correo de voz o simplemente se desconectará.
Un error común es suponer que una secretaria virtual y una secretaria automatizada son lo mismo. Una secretaria virtual es un contratista independiente que opera como secretaria desde una ubicación remota. Típicamente, estos trabajadores tendrán una oficina en casa y realizarán un trabajo de secretaría común, a menudo para varias compañías diferentes. Las tareas comunes incluyen contestar el teléfono, transcribir letras o discursos grabados y hacer arreglos de viaje.
Aunque los dos tipos de secretarias son muy diferentes, tienen una metodología general similar. Al eliminar tanto el espacio como el costo de una secretaria tradicional, una empresa puede funcionar con una sobrecarga mucho menor. Esto permite que una empresa funcione a un nivel en el que puede haber ido a la quiebra bajo el sistema tradicional. Además, el uso de las funciones telefónicas automatizadas de una secretaria virtual a menudo permitirá que una empresa parezca más grande y esté mejor organizada.
En el caso de la secretaria virtual, la externalización del trabajo proporciona beneficios adicionales. Un solo trabajador puede trabajar para varias empresas simultáneamente, en lugar de verse obligado a un solo trabajo a tiempo parcial. Además, trabajar desde casa permite a las personas con niños pequeños, discapacidades o horarios impredecibles continuar operando en la fuerza laboral.
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