Una secretaria automatizada es un dispositivo que enruta las llamadas en una oficina. Con frecuencia, las peque?as empresas utilizan estos dispositivos como una forma de proporcionar un filtro b?sico entre la oficina y las llamadas telef?nicas no deseadas, como los vendedores telef?nicos o los n?meros incorrectos. Las empresas m?s grandes a menudo tendr?n una secretaria de la vida real para realizar esta funci?n, haciendo que la secretaria automatizada sea redundante. Este t?rmino a menudo se usa como sin?nimo de secretaria virtual, pero en realidad los dos son muy diferentes. Una secretaria virtual es una persona real, solo que no est? presente en el negocio en s?.
En la mayor?a de los casos, una secretaria automatizada es una peque?a caja que se conecta a la l?nea telef?nica entre el tel?fono y la pared. Cuando un n?mero conocido y aprobado llama a la l?nea, la secretaria permitir? que la llamada vaya directamente al tel?fono. Si un n?mero no aprobado, desconocido o restringido llama, la secretaria automatizada lo interceptar?.
En general, una intercepci?n de este tipo significa que un sistema automatizado responde la llamada y solicita informaci?n b?sica a la persona que llama. Despu?s de obtener respuestas a sus preguntas, el dispositivo llamar? al tel?fono conectado y transmitir? esa informaci?n al receptor, que luego tiene la opci?n de atender la llamada. Si el n?mero se conoce como incorrecto o el receptor rechaza la llamada, la llamada se enrutar? al correo de voz o simplemente se desconectar?.
Un error com?n es suponer que una secretaria virtual y una secretaria automatizada son lo mismo. Una secretaria virtual es un contratista independiente que opera como secretaria desde una ubicaci?n remota. T?picamente, estos trabajadores tendr?n una oficina en casa y realizar?n un trabajo de secretar?a com?n, a menudo para varias compa??as diferentes. Las tareas comunes incluyen contestar el tel?fono, transcribir letras o discursos grabados y hacer arreglos de viaje.
Aunque los dos tipos de secretarias son muy diferentes, tienen una metodolog?a general similar. Al eliminar tanto el espacio como el costo de una secretaria tradicional, una empresa puede funcionar con una sobrecarga mucho menor. Esto permite que una empresa funcione a un nivel en el que puede haber ido a la quiebra bajo el sistema tradicional. Adem?s, el uso de las funciones telef?nicas automatizadas de una secretaria virtual a menudo permitir? que una empresa parezca m?s grande y est? mejor organizada.
En el caso de la secretaria virtual, la externalizaci?n del trabajo proporciona beneficios adicionales. Un solo trabajador puede trabajar para varias empresas simult?neamente, en lugar de verse obligado a un solo trabajo a tiempo parcial. Adem?s, trabajar desde casa permite a las personas con ni?os peque?os, discapacidades o horarios impredecibles continuar operando en la fuerza laboral.
Inteligente de activos.