Un sistema de información automatizado es simplemente un sistema mediante el cual se procesa la información para su recopilación y distribución a través de una serie de procesos automatizados. El sistema a menudo requiere muy poca interacción humana además de la configuración y el mantenimiento. A menudo se utiliza para acceder a información y enviarla a personas. Aquellos que utilizan este tipo de sistemas incluyen gobiernos, bibliotecas y empresas privadas.
El uso de un sistema de información automatizado, también conocido como sistema de gestión de información automatizado, puede ser de gran beneficio tanto para las instituciones gubernamentales como para las empresas privadas. El proceso de difundir información rápidamente a través de un sistema automatizado puede ahorrar muchas horas de tediosa labor, proporcionando así un ahorro de costes para la entidad que necesita distribuir esa información. Este tipo de sistema puede hacer de todo, desde recordarle a la gente cuando una factura se debe a advertir sobre una situación potencialmente grave.
Un ejemplo de un sistema de información automatizado con el que están familiarizados muchos en los Estados Unidos es el sistema Amber Alert. Este sistema es una red nacional que está automatizada para alertar a las personas sobre un posible niño secuestrado. El sistema se puede ajustar para que la información se envíe a un área geográfica limitada donde es probable que se encuentre el niño. En cuestión de minutos, puede mostrarse o transmitirse en señales de tráfico, televisión y radio, correos electrónicos, llamadas telefónicas e incluso mensajes de texto a teléfonos celulares. Usar individuos para distribuir esta información no solo sería muy costoso, sino que también desperdiciaría un tiempo valioso, permitiendo que un posible perpetrador se escape con el niño.
Un sistema automatizado de información bibliotecaria es especialmente útil para quienes buscan materiales bibliotecarios específicos. A menudo, todo el catálogo de fichas de una biblioteca está disponible tanto en la propia biblioteca, utilizando la red de la biblioteca, como en línea. Tan pronto como se escaneen los libros, se mostrarán inmediatamente como disponibles, sin que sea necesario que el bibliotecario realice ningún trabajo adicional. Las capacidades en línea de este tipo de sistema de información automatizado son especialmente convenientes para el usuario de la biblioteca. No es necesario ir a la biblioteca, solo para decepcionarse si los materiales deseados no están disponibles, ya que se pueden consultar directamente desde casa.
En la empresa privada, un sistema de información automatizado también podría ser muy importante, especialmente cuando se trata de ventas y satisfacción del cliente. Por ejemplo, quienes realizan campañas de marketing masivo por teléfono pueden utilizar estos sistemas para realizar un seguimiento de los clientes. Algunos de estos sistemas no solo marcarán el número, sino que también proporcionarán el argumento de venta completo. En otros casos, el teléfono que suena se enrutará directamente a un comercializador en vivo. Este tipo de sistema también puede realizar un seguimiento de las horas y la nómina de los empleados.