El término «administradora» se usa más comúnmente para referirse a la administradora de un patrimonio. Siempre restringido a las mujeres, el término generalmente se restringe a asuntos legales; es decir, la administradora de un patrimonio se llama administradora, pero la administradora de una agencia gubernamental generalmente se llama administradora. En el Reino Unido, el término también se puede aplicar a la persona asignada para administrar los asuntos de una empresa en serios problemas financieros como preludio – o alternativa – a la quiebra.
En la tradición occidental, así como en la mayoría de las otras civilizaciones modernas, los bienes y otros activos que una persona acumula durante la vida, incluido el dinero, pasan a formar parte de su patrimonio al morir y se distribuyen o eliminan de otro modo de acuerdo con las instrucciones del difunto. Estas instrucciones generalmente se dejan por escrito y generalmente se denominan última voluntad y testamento, o, más simplemente, testamento. La persona que escribe el testamento, llamado testador, nombra a un albacea, generalmente un buen amigo o familiar. El albacea de un testamento es responsable de cumplir sus términos y debe hacerlo lo mejor que pueda, dentro de los límites de la ley. Si el ejecutor es una mujer, se la denomina correctamente ejecutora.
Cuando una persona muere intestada, es decir, sin dejar un testamento, la disposición de la herencia generalmente recae en los tribunales. En los Estados Unidos, estos casos generalmente se asignan a tribunales especiales llamados tribunales testamentarios. El juez de sucesiones delegará esa autoridad en un administrador o administradora, cuyo trabajo es velar por la disposición de los bienes del patrimonio, generalmente de acuerdo con los estándares legalmente establecidos. Es común que el tribunal, si se le solicita, asigne el trabajo a un familiar sobreviviente, especialmente en el caso de un patrimonio modesto. De lo contrario, el tribunal asignará el trabajo a alguien con experiencia en administración de sucesiones, generalmente un abogado de sucesiones local.
Un patrimonio debe pagar primero las deudas legítimas del difunto, después de lo cual se distribuyen los activos restantes del patrimonio. Para determinar las deudas, la administradora revisará los papeles, el correo y otra correspondencia del difunto, así como también tomará las medidas necesarias para informar a la comunidad de la muerte y solicitar reclamos legítimos. Simultáneamente, se realiza un inventario del patrimonio y, en su caso, se realizan tasaciones para determinar el valor del patrimonio. Después de un tiempo razonable para que los acreedores se presenten y presenten reclamaciones, los activos restantes se distribuyen.
Una administradora no puede simplemente ceder los activos de un patrimonio a quienes le agradan o cree que los merecen; la mayoría de las jurisdicciones en todas las naciones tienen reglas bastante rígidas para la disposición de un patrimonio. En la mayoría de los casos, los activos se liquidan y los fondos se distribuyen entre los familiares sobrevivientes de acuerdo con fórmulas estrictas. Cuando no hay parientes sobrevivientes, los activos suelen revertir al gobierno.
Tanto el ejecutor de un testamento como la administradora de un patrimonio deben informar periódicamente al tribunal de sucesiones y documentar su progreso en la resolución de los asuntos de su patrimonio, y generalmente no pueden pasar de una fase a otra sin el permiso del tribunal. La distribución del valor de la herencia a los miembros sobrevivientes de la familia suele ser el paso final en la administración de una herencia, y aunque las propiedades más modestas pueden disponerse en cuestión de semanas o meses, se sabe que las propiedades más complejas requieren una año o más para borrar la sucesión.