Una biblioteca de referencia electrónica es una colección de información de diversas fuentes que se recopila y almacena en forma digital, lo que permite el acceso a los recursos y la información desde una computadora u otro dispositivo electrónico. Hay varias razones por las que se puede utilizar una biblioteca de referencia electrónica en lugar de almacenar libros y documentos físicos. Estos incluyen espacio limitado para libros físicos, requisitos de acceso remoto o en gran escala a los recursos y actualizaciones frecuentes de información que sería ineficiente o impráctica con materiales impresos. La biblioteca de referencia electrónica podría estar alojada en un servidor de computadora, permitiendo el acceso a la red o Internet, o podría estar comprimida en una serie de discos compactos (CD) para su uso en una computadora personal.
Un uso de una biblioteca de referencia electrónica es archivar libros en una biblioteca física. Los libros se pueden escanear digitalmente y almacenar como imágenes reales de las páginas, como podría ser deseable con manuscritos iluminados, o escanear y convertir a texto normal con software de reconocimiento óptico de caracteres. Los libros se pueden almacenar en un servidor al que se puede acceder desde dentro o fuera de la biblioteca a través de Internet. Esto tiene la ventaja de almacenar libros de forma permanente sin ningún riesgo de pérdida, porque los archivos digitales no se degradarán y no se pueden perder ni robar. También puede ahorrar espacio en una biblioteca y potencialmente proporcionar información a otras bibliotecas a través de una red más grande.
Otro uso de una biblioteca de referencia electrónica es proporcionar acceso a documentos o artículos que se actualizan periódicamente y que muchas personas acceden desde varios lugares diferentes. Tener una ubicación digital central para los documentos significa que todos los que utilicen el servidor de forma remota verán exactamente la misma información. Esto elimina problemas como tener que actualizar físicamente o de otro modo carpetas u otros materiales impresos cada vez que se realiza un cambio, evitando que las actualizaciones importantes pasen desapercibidas o se retrasen.
El término «biblioteca de referencia electrónica» también se utiliza comercialmente para referirse a un CD que contiene una o más versiones digitales de libros. Estos CD suelen ser menos costosos que comprar los libros individuales en forma impresa. Existen varias ventajas tanto para el consumidor como para la empresa que produce el CD de referencia. Principalmente, puede ahorrar espacio y permite que una persona lleve una gran cantidad de información en un formato muy pequeño y ligero.
Varias facultades y universidades emplean una biblioteca de referencia electrónica para mantener documentos como trabajos académicos y publicaciones estudiantiles disponibles para la base de estudiantes y profesores. La información es digital, por lo que no es necesario un complejo sistema de archivo físico o espacio para almacenar publicaciones antiguas. Una biblioteca de referencia electrónica también puede permitir búsquedas detalladas de miles de documentos en solo unos segundos.