Una declaración de alcance es un documento escrito preparado por un gerente de proyecto al comienzo de cualquier proyecto comercial o de construcción significativo. Este documento debe compartirse con el cliente, si se trata de un trabajo externo, o con el patrocinador, si el proyecto debe realizarse internamente. El objetivo principal de una declaración de alcance es proporcionar una descripción detallada de los objetivos del proyecto, los pasos tomados para alcanzar esos objetivos y los obstáculos y costos asociados con todo el proceso. De esta manera, puede proporcionar un tipo de lista de verificación que determina si el proyecto fue o no exitoso una vez que se completó.
El trabajo de un gerente de proyecto es actuar como supervisor de todos los aspectos dispares de cualquier tipo de proyecto para el cual se contrata a su empresa. Dependiendo del tamaño del proyecto, esta puede ser una tarea aparentemente abrumadora sin algún tipo de declaración de metas y objetivos que se pueda consultar durante el proceso. Una declaración de alcance sirve para este propósito, y es importante no solo para un gerente de proyecto sino también para los clientes que necesitan realizar el trabajo.
Muchos elementos deben incluirse en una declaración de alcance efectiva. Primero debe identificar la razón por la que se está llevando a cabo este proyecto, configurándolo como una especie de problema que el proyecto debe corregir. Eso debe ser seguido por cualquier producto que el proyecto esté destinado a hacer. Este producto es esencialmente la solución al problema identificado en la primera parte.
A partir de ese momento, la declaración del alcance debería ser más detallada en sus descripciones de las necesidades y realidades del proyecto. La declaración debe proporcionar una imagen clara de lo que exactamente el equipo del gerente de proyecto puede entregar al proceso, y lo que queda fuera de su alcance y, por lo tanto, debe ser proporcionado por otros. De esta manera, el gerente puede establecer exactamente lo que se puede esperar de sus trabajadores durante el proyecto.
Otra parte de la declaración del alcance debe dedicarse a los costos, tanto en términos de cuánto costará el proyecto como, si se trata de algún tipo de acuerdo comercial, la cantidad de dinero que debería generar. Al finalizar el proyecto, una consulta rápida de la declaración original no debería dejar dudas de si se logró o no la misión del proyecto. Actúa como una especie de contrato entre el gerente de proyecto y el cliente y, si se hace correctamente, elimina cualquier incertidumbre que pueda ser perjudicial para ambas partes.
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