Una evaluaci?n de propuesta es un proceso de cinco pasos que se utiliza para proporcionar una revisi?n equilibrada e imparcial de una propuesta comercial formal. Este tipo de proceso se encuentra m?s com?nmente en los departamentos de adquisiciones o gesti?n de contratos de grandes organizaciones o corporaciones. El objetivo principal de la evaluaci?n de una propuesta es garantizar que se utilice un proceso justo y transparente para seleccionar la presentaci?n ganadora. Esto es muy importante, porque a menudo se requieren propuestas para proyectos o gastos caros.
Los cinco pasos utilizados en la evaluaci?n de la propuesta son: formar un equipo para revisar los env?os, garantizar el cumplimiento de los requisitos de env?o, revisar las respuestas con los detalles del documento de licitaci?n, asignar un peso a cada categor?a y calificar cada env?o. La propuesta con el puntaje m?s alto es el postor exitoso. Una vez que se realiza la selecci?n, todas las empresas que presentaron una propuesta son informadas de los resultados. Las empresas que no tienen ?xito tienen derecho a presentar una demanda si consideran que el proceso fue parcial o incumpli? la ley de contratos.
El primer paso en el proceso de evaluaci?n de una propuesta es formar un equipo interno que ser? responsable de revisar los env?os. La membres?a en el equipo debe basarse en la experiencia en el proceso relevante, la experiencia relacionada y una comprensi?n firme del proceso de adquisici?n. En algunas organizaciones, este equipo participa en la creaci?n de la solicitud de propuesta (RFP) o documento de licitaci?n que se distribuye a los proveedores potenciales. Otros negocios podr?an decidir que tener dos equipos separados elimina la posibilidad de conflicto de intereses e interferencia con la selecci?n final.
Por lo general, un oficial de adquisiciones o un coordinador de RFP revisa todas las presentaciones para garantizar el cumplimiento completo de todos los requisitos. Esto es puramente una verificaci?n administrativa para garantizar que se recibieron todas las ofertas antes de la fecha l?mite, que se proces? cualquier pago requerido y que no faltan p?ginas ni documentos. Una vez que se completa esta verificaci?n, se hacen copias de las propuestas para cada miembro del equipo de evaluaci?n.
Los miembros del equipo comienzan en la nueva etapa de la evaluaci?n de la propuesta revisando cada respuesta individual y compar?ndola con el RFP o el documento de especificaci?n. El prop?sito de la revisi?n es determinar si la propuesta aborda todos los elementos de la RFP. Los elementos que faltan a veces se informan al coordinador de RFP, quien realiza un seguimiento con la empresa para verificar si la omisi?n es un error administrativo, pero en muchos casos, no se realiza ning?n seguimiento.
Dependiendo de la estructura del equipo, se asigna un peso a cada secci?n de la solicitud de propuesta. Algunas compa??as toman estas decisiones como un grupo, y otras permiten que cada miembro del equipo tome una decisi?n independiente. El peso total debe sumar 100, y las categor?as deben basarse en los requisitos de RFP reales. Aunque algunas empresas asignan peso a la calidad de la presentaci?n real, muchas no lo hacen, porque esto esencialmente otorga puntos por presentar una propuesta.
La ?ltima etapa de la evaluaci?n de la propuesta es asignar un puntaje. Cada miembro del equipo toma una decisi?n independiente y presenta su tarjeta de puntuaci?n al coordinador de RFP, quien luego totaliza las respuestas y determina la propuesta exitosa. Todo este proceso debe ser transparente y defendible en un tribunal de justicia como imparcial y justo.
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