Una factura consular detalla el contenido de un envío y afirma que no contiene ningún artículo ilegal o cuestionado. Lo prepara un funcionario consular que trabaja en el consulado del país importador en la nación de origen. El documento está escrito en el idioma utilizado por el país importador para garantizar que los funcionarios de aduanas puedan leerlo y comprenderlo, e incluye un sello que confirma que es oficial. Dichos documentos pueden ser necesarios para algunas importaciones, y pueden recomendarse en otros casos.
Las empresas que preparan envíos internacionales necesitan varios documentos. Si se requiere una factura consular, generalmente necesitan hacer una cita con un funcionario, quien revisará el contenido del envío y preparará un documento. El país importador puede exigir el uso de un formulario especial, que puede proporcionar su consulado nacional. También se anotan los honorarios pagados por la preparación de la factura consular, para eliminar confusiones o disputas.
Los funcionarios de aduanas usan este documento para determinar las tarifas, aranceles y otras tarifas apropiadas en asociación con un envío. Es importante asegurarse de que sea correcto y confirmar que el formulario está completamente lleno. Los problemas con la factura consular pueden ocasionar demoras en el muelle o el almacén, en cuyo caso se puede retener un envío hasta que se pueda resolver. Con artículos perecederos o críticos, esto podría crear problemas importantes para el importador.
En preparación para enviar internacionalmente, una compañía puede consultar a una firma de terceros o un abogado que se especialice en este servicio si no maneja dichos envíos regularmente. Cada país tiene sus propios requisitos de importación, y si el exportador no los cumple, puede ser responsable de los gastos incurridos por el cliente. Si no recibe una factura consular, por ejemplo, podría resultar en una multa que el exportador tendría que pagar. Del mismo modo, si un formulario está incompleto y el papeleo debe procesarse nuevamente, el cliente podría responsabilizar financieramente al exportador por cualquier pérdida.
Se generan múltiples copias de una factura consular cuando se genera el documento. Se debe adjuntar uno al envío, junto con cualquier otra documentación. Los exportadores también suelen conservar al menos una copia para sus archivos, como referencia personal para usar en relación con la facturación y otras actividades. Pueden enviar una copia adicional al importador junto con otra información relacionada con el envío. También se pueden adjuntar copias al envío para su retención en la aduana y en otras paradas en el camino.
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