Una máquina plegadora de cartas es un equipo diseñado para doblar papel. Las máquinas de gama baja son capaces de hacer un plegado en C básico en papel tamaño carta, utilizado para correspondencia profesional, mientras que otras pueden manejar papeles de tamaño único, papeles de grosor inusual y trabajos de plegado más complejos. En un entorno en el que se procesan grandes cantidades de artículos de papel, una máquina plegadora de cartas puede ser extremadamente útil y ahorrará tiempo a los empleados que, de otro modo, podría dedicar a tareas relacionadas con el plegado. Para las organizaciones que participan en campañas de envío masivo de correos, una máquina plegadora de cartas puede ser una adquisición importante.
Para una empresa que está considerando la compra de una máquina plegadora de cartas, hay tres preocupaciones que deben tenerse en cuenta al mirar los modelos disponibles. El primero es el volumen de plegado que se necesita. Las máquinas plegadoras de cartas tienen limitaciones, por lo que una empresa debe asegurarse de que la máquina plegadora de cartas sea lo suficientemente rápida para mantenerse al día con la carga de trabajo. Otro problema es la frecuencia de los trabajos de plegado. Una máquina de gran volumen que puede soportar cientos de miles de usos puede recomendarse para una empresa que envía correos semanales, por ejemplo. Por último, se debe pensar en los tipos de pliegues necesarios, ya que las máquinas personalizadas pueden ofrecer una gran variedad de opciones de pliegue. También se debe considerar el grosor del papel, al igual que los estilos de impresión. Los papeles brillantes, por ejemplo, requieren un manejo especial.
Se utilizan diferentes mecanismos de alimentación para una plegadora de cartas, dependiendo del volumen y tipo de papel que maneja. Una máquina plegadora de cartas con alimentación manual está diseñada para un uso ligero, como el plegado de correspondencia comercial. Una máquina plegadora de cartas con alimentación por fricción utiliza una serie de ruedas para introducir el papel en la máquina para su plegado. Sin embargo, estas ruedas pueden dejar manchas o dañar el papel. Los modelos más caros utilizan una alimentación de aire, que aspira el papel con una ráfaga de aire. Para una empresa que maneja papel brillante o trabajos delicados, generalmente se recomienda una alimentación de aire.
Además del plegado, algunas máquinas plegadoras de cartas también tienen insertadores que se pueden utilizar para rellenar sobres. Para envíos de gran volumen, un insertador es una excelente idea. Otros brindan capacidades de sellado, trabajando con sobres o papeleo con autosellado. Para trabajos grandes, un contador de lotes puede realizar un seguimiento de la cantidad de material que se ha producido. Otras máquinas plegadoras de letras también tienen configuraciones de memoria, lo que permite al usuario almacenar un patrón de plegado complicado en la máquina, en lugar de reprogramarlo cada vez.