Una solicitud de cotización (RFQ) es una invitación a presentar ofertas, generalmente enviadas a varios proveedores potenciales, que solicitan precios firmes para productos o servicios relativamente estándar o de tipo básico. Tales solicitudes de licitación competitiva generalmente requieren que los encuestados proporcionen más que solo los costos estimados. Las organizaciones que inician una solicitud de cotización generalmente proporcionan especificaciones detalladas para el artículo en cuestión y solicitan a los licitadores que confirmen que su producto o servicio cumple o excede todo lo especificado. Los solicitantes normalmente también requieren compromisos sobre las fechas de entrega, los términos de pago, el aseguramiento de la calidad y el período de tiempo durante el cual el precio cotizado estará vigente. Prácticamente siempre hay una fecha límite para enviar un documento RFQ.
El proceso de solicitud de cotización beneficia tanto a las organizaciones solicitantes como a las licitadoras. Las empresas solicitantes mejoran su poder adquisitivo al darse la oportunidad de negociar con múltiples proveedores candidatos. También aumentan su probabilidad de recibir el mejor precio porque todos los vendedores saben que están en un juego de licitación y es probable que ofrezcan precios altamente competitivos. Los proveedores potenciales generalmente aprecian la oportunidad de competir por negocios en igualdad de condiciones.
En general, Internet abunda en modelos para desarrollar RFQ y respuestas de RFQ efectivas. Al ingresar términos como “solicitud de cotización” o “RFQ” seguidos de palabras adicionales como “ejemplo”, “muestra”, “respuesta” o “ejemplo de respuesta” en un motor de búsqueda en Internet, se debe mostrar una amplia gama de ejemplos para revisar. Las plantillas estandarizadas para desarrollar y responder a una solicitud de presupuesto también están disponibles en línea, generalmente a un precio modesto. Los buscadores de Internet pueden encontrarlos fácilmente agregando “plantilla” o “plantillas” a lo que estén buscando para ayudar a acotar la búsqueda.
La solicitud de cotización es uno de los cuatro documentos de “solicitud de” utilizados con frecuencia en el proceso de compra comercial. Otros dos también se utilizan para licitaciones competitivas: la solicitud de propuesta (RFP) y la solicitud de licitación (RFT). Las RFP, los parientes más cercanos a las RFQ, generalmente se emiten para productos o servicios bastante complejos y requieren que se complete un presupuesto con una propuesta por escrito que detalle cómo el producto o servicio satisfará las necesidades específicas de la organización. El RFT es un anuncio de una agencia gubernamental de licitación abierta a todos los proveedores de productos o servicios específicamente definidos. El cuarto documento en la categoría “solicitud de” es la solicitud de información (RFI), un documento que no solicita ofertas sino que solo busca información sobre posibles proveedores para calificarlos para su inclusión en las listas de ofertas de RFQ o RFP, o para alertar ellos que pueden estar recibiendo una RFQ o RFP.
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