Las compañías hipotecarias, los propietarios de tierras y los posibles compradores de bienes raíces generalmente eligen realizar transacciones comerciales a través de terceros neutrales llamados compañías de custodia. Los agentes de custodia y sus asistentes se aseguran de que se cumplan las obligaciones contractuales, se paguen los préstamos y las deudas pendientes y los títulos inmobiliarios estén limpios y listos para ser transferidos. Un asistente de custodia maneja principalmente las tareas de servicio al cliente y el papeleo básico de la oficina. Con la capacitación adecuada, se le puede permitir negociar los términos del contrato y también crear documentos legales.
Cuando una persona decide comprar una casa nueva o invertir en otro tipo de propiedad inmobiliaria, puede establecer un contrato trabajando a través de una compañía de depósito. Un asistente de custodia habla con el nuevo cliente en persona o por teléfono, y le explica los conceptos básicos para trabajar a través de un contrato y transferir dinero. Él o ella aclara los detalles a veces confusos sobre asuntos legales, transferencias de títulos y pólizas de seguro. Una vez que el cliente está satisfecho con los términos, el asistente de custodia puede revisar documentos con un oficial supervisor y comenzar a trabajar con el vendedor o la compañía hipotecaria.
Los asistentes de fideicomiso también realizan tareas generales de secretaría en la oficina. Responden teléfonos, programan citas con oficiales y actualizan archivos electrónicos de clientes. Muchos asistentes también están a cargo de la nómina, la programación y otros trabajos de administración de oficinas. Es esencial que un asistente de custodia esté muy orientado a los detalles y organizado para garantizar que las operaciones diarias funcionen sin problemas y que se puedan encontrar documentos y contratos importantes cuando se necesiten.
No hay requisitos estrictos de educación o capacitación para convertirse en asistente de custodia. La mayoría de los empleadores contratarán a graduados de secundaria que puedan demostrar habilidades sólidas en matemáticas, comunicación e informática. Algunas oficinas de custodia grandes prefieren contratar asistentes que hayan completado algunos trabajos universitarios en una especialidad de negocios como finanzas o estudios paralegales. Además, la experiencia laboral previa en puestos de servicio al cliente, agencias inmobiliarias o bufetes de abogados puede mejorar significativamente las posibilidades de una persona de obtener un trabajo de nivel de entrada.
Los nuevos asistentes de custodia generalmente pasan entre una y cuatro semanas en capacitación, participando en actividades en el aula y siguiendo a asistentes y oficiales experimentados en el trabajo. Después de varias semanas de trabajo supervisado, un asistente de custodia exitoso tiene más responsabilidades y se le permite trabajar de manera independiente. Con educación continua y al menos un año de experiencia, un asistente puede convertirse en un oficial en una oficina de custodia local.