Si bien los trabajos de administración de oficina se pueden encontrar en casi todas las industrias, la mayoría de estos tipos de puestos generalmente se encuentran en atención médica, servicios comerciales, bancos, agencias gubernamentales, compañías de seguros y escuelas. Por lo general, abarcan todos los departamentos y niveles de la fuerza laboral. Debido a la gran cantidad de personal de oficina y asistentes de oficina administrativa, generalmente existe una gran necesidad de que los gerentes de oficina administrativa planifiquen, dirijan y supervisen el flujo de trabajo diario para cumplir con los objetivos operativos de la organización. Hay diferentes formas de convertirse en gerente de una oficina administrativa, incluida la educación y la promoción dentro de la empresa.
La mayoría de los puestos de gerente de oficina administrativa requieren un título secundario, ya sea un título de asociado, un título de licenciatura o superior. Hay muchas escuelas, clases y programas diferentes para el puesto de administrador de la oficina, incluidas universidades tradicionales de cuatro años, colegios comunitarios y escuelas profesionales. Los cursos de contabilidad, matemática empresarial, aplicaciones informáticas, tecnología de oficina, recursos humanos y derecho comercial generalmente deben tomarse para recibir la certificación o el título para convertirse en gerente administrativo de oficina.
Cualquier candidato que desee convertirse en gerente de una oficina administrativa generalmente debe tener experiencia laboral relacionada, incluso después de obtener todos los requisitos educativos para el trabajo. Muchas veces esta es la razón por la cual las promociones internas son la forma más común de alcanzar esta posición. Los gerentes de las oficinas administrativas tienen muchas responsabilidades que generalmente incluyen la planificación del trabajo, la supervisión del personal, la revisión del trabajo, la realización de evaluaciones de los empleados y la contratación y despido de empleados. Con este amplio espectro de deberes, los gerentes de administración de oficina generalmente deben conocer y comprender las fortalezas y debilidades de los empleados, cuánto duran las tareas y cómo capacitar y administrar a otros.
Una persona que comienza en un puesto de nivel de entrada como recepcionista, empleado de contabilidad, asistente administrativo u otro puesto que ayuda a conocer a la empresa y al personal, generalmente es un candidato probable para convertirse en gerente de una oficina administrativa. Junto con la experiencia en el trabajo, los candidatos generalmente deben prepararse tomando clases de desarrollo profesional sobre temas como las relaciones interpersonales, el entrenamiento, la gestión del tiempo y la gestión de proyectos. También puede ser beneficioso para un candidato buscar oportunidades de capacitación de supervisores en los puestos actuales. Las empresas también pueden buscar conjuntos de habilidades que incluyan trabajo en equipo, organización, liderazgo y buena comunicación al promocionar desde dentro de la organización.
Otro rasgo importante de la personalidad que normalmente se necesita para convertirse en gerente de una oficina administrativa es tener excelentes habilidades con las personas. Los administradores de oficina generalmente actúan como enlaces entre todos los niveles de personal y tienen que resolver los problemas de manera regular. Algunos proyectos pueden incluir la reestructuración de departamentos, la implementación de nuevas políticas de la compañía y la mediación de conflictos interpersonales. Por lo general, también deben comprender los acuerdos laborales e informar cualquier problema al equipo de alta dirección.
Convertirse en gerente de una oficina administrativa generalmente requiere un candidato para poder trabajar con todos los diferentes tipos de personalidades y niveles profesionales. Esto generalmente incluye a todos, desde el empleado de correo hasta el vicepresidente. Saber ser orientado a los detalles, analítico, creativo y flexible al mismo tiempo puede ser necesario para tener éxito en este puesto.