Una carrera como asistente de operaciones generalmente gira en torno a ayudar al gerente o director de operaciones. Es el trabajo del asistente ayudar al departamento de operaciones a garantizar que el negocio funcione de manera eficiente y que los empleados se mantengan en la tarea. Estas personas pueden trabajar en una amplia variedad de industrias, pero tienden a tener tareas laborales similares. Algunas responsabilidades comunes de un asistente de operaciones incluyen supervisar las operaciones diarias, mejorar las prácticas comerciales, organizar reuniones, interactuar con los clientes y realizar algunas tareas de secretaría.
Uno de los aspectos más fundamentales de ser un asistente de operaciones es supervisar las actividades cotidianas de una empresa. Dependiendo del tipo de negocio, los detalles de esto pueden diferir mucho. Por ejemplo, una persona que trabaja para una tienda de ropa puede involucrar a los clientes y responder preguntas sobre los productos de la tienda. Por otro lado, una persona que trabaja en un restaurante puede revisar el inventario de alimentos y supervisar a los cocineros. Esencialmente, esta parte del trabajo tiene como objetivo mantener el flujo de negocios y evitar que ocurran errores.
Mejorar las prácticas comerciales generales es otra gran parte de este trabajo. Por ejemplo, un asistente de operaciones ocasionalmente puede cambiar las políticas de la compañía con la intención de mejorar la eficiencia. También podría escuchar los comentarios de los clientes para descubrir cómo maximizar las ventas. En consecuencia, alguien en esta posición debería ser un solucionador de problemas que sea capaz de improvisar cuando sea necesario.
Para mantener a los diversos departamentos de una empresa en la misma página, un asistente de operaciones también puede establecer reuniones de vez en cuando. Por lo general, sería responsable de designar un momento y lugar, y de contactar al personal apropiado. Este aspecto del trabajo requiere una persona bien organizada y capaz de coordinar eventos de manera efectiva.
Junto con esto, un asistente de operaciones a menudo es responsable de interactuar con los clientes. Cuando se le presentan preguntas o quejas, generalmente depende de él proporcionar respuestas o conciliar la situación. En algunos entornos, puede involucrar a los clientes cara a cara. En otros, puede interactuar principalmente por teléfono o correo electrónico. En consecuencia, se necesita un individuo con habilidades interpersonales sólidas en una variedad de formas de comunicación para realizar este trabajo.
Algunas tareas secretarias ocasionales también las realiza con bastante frecuencia un asistente de operaciones. Esto puede incluir hacer cosas como establecer citas para un gerente de operaciones, escribir documentos, enviar faxes y contabilidad. Además, puede realizar cualquier otra tarea con la que un gerente de operaciones necesite asistencia. Este aspecto del trabajo requiere una persona con la capacidad de seguir órdenes y realizar múltiples tareas a veces.