Un asistente de proyecto generalmente ayuda a un gerente de proyecto o un director de proyecto con las tareas necesarias para ejecutar un trabajo. En la mayor?a de los casos, esto incluye funciones administrativas y administrativas. El asistente del proyecto tambi?n podr?a asistir a las reuniones y probablemente ser? responsable de responder preguntas en ausencia del gerente del proyecto. Dependiendo del tama?o del proyecto, el asistente puede estar dedicado a un solo trabajo y gerente de proyecto o puede ayudar a m?s de un gerente en m?s de un proyecto simult?neamente.
El n?cleo del trabajo de un asistente de proyecto generalmente gira en torno a deberes administrativos y administrativos. La mayor?a de los proyectos dependen en gran medida de archivos y hojas de c?lculo, incluidas las l?neas de tiempo, los presupuestos y las listas de tareas. Mantenerlos actualizados, comunicar las actualizaciones y documentar los cambios es una parte cr?tica de la gesti?n del proyecto y son deberes que generalmente recaen en el asistente cuando hay uno. Muchas compa??as tienen requisitos espec?ficos con respecto a lo que debe documentarse y lo que debe mantenerse en los archivos f?sicos.
Otros tipos de papeleo a menudo recaen tambi?n en el asistente del proyecto. Esto puede incluir solicitar y presentar formularios y permisos de seguro, completar ?rdenes de compra y m?s. Tambi?n con frecuencia incluye la gesti?n de la correspondencia, como proporcionar informes y actualizaciones peri?dicas al cliente.
El asistente del proyecto tambi?n asistir? a reuniones y participar? en conferencias telef?nicas. Esto generalmente incluye tanto las reuniones internas del equipo como las reuniones con los clientes. En muchos casos, el asistente tendr? la tarea de tomar notas de la reuni?n y desarrollar y distribuir un informe de la reuni?n posterior. Una parte importante de dichos informes es la identificaci?n de elementos de acci?n y la asignaci?n de responsabilidad para cada uno. Tambi?n es importante identificar las fechas de vencimiento.
Mientras que el gerente o director del proyecto tradicionalmente tiene m?s responsabilidad de tomar decisiones, administrar las relaciones con los clientes y garantizar que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto y el cronograma, el asistente debe estar al tanto del estado del proyecto en todo momento porque puede ser llamado a responda preguntas si el gerente no est? disponible. Los gerentes de proyecto pueden estar en reuniones, enfermos o de vacaciones cuando un miembro del equipo o un cliente necesita una informaci?n, por ejemplo. Saber d?nde encontrar los datos es fundamental.
Un asistente de proyecto que no se dedique a un solo proyecto, sino que sea responsable de apoyar a m?ltiples gerentes o proyectos m?ltiples, ser? responsable de ejecutar estas tareas para cada proyecto. Esto significa que el asistente debe ser muy organizado. Tambi?n debe poder priorizar los deberes y saber qu? hacer cuando las demandas de dos o m?s proyectos entran en conflicto.