En general, un coordinador administrativo administra y apoya las oficinas de una empresa u organización. Las tareas principales del trabajo generalmente incluyen proporcionar apoyo administrativo integral, supervisar al personal de apoyo y ayudar a administrar el presupuesto. Estas tareas son adecuadas para una persona motivada, meticulosa y práctica.
Deberes primarios
La función principal de un coordinador administrativo es actuar como enlace entre departamentos, proveedores externos y miembros del personal. Para funcionar de manera efectiva, la mayoría de las organizaciones tienen una jerarquía compleja de individuos y especialistas que deben trabajar juntos para hacer las cosas. Los coordinadores administrativos generalmente organizan, supervisan y facilitan este flujo de trabajo. También se les puede solicitar que aprendan los detalles técnicos y el funcionamiento interno de una organización para brindar apoyo especializado.
Por ejemplo, si un miembro de la facultad en una universidad necesita un reembolso por los gastos de viaje, el coordinador puede necesitar trabajar con varios otros departamentos para asegurar los fondos. Él o ella puede trabajar con la oficina de viajes, el departamento de contabilidad, el personal de apoyo de la facultad u otros para procesar la información necesaria para el miembro de la facultad. Un coordinador administrativo con conocimiento especializado sobre el protocolo de reembolso universitario generalmente puede servir mejor al miembro de la facultad que otros empleados de la escuela.
Gerente de personal
El coordinador administrativo de una gran organización generalmente administra el personal de apoyo. Estos miembros del personal generalmente incluyen empleados no supervisores en el departamento que brindan servicios administrativos, de secretaría o financieros. La mayoría de los coordinadores también están a cargo de contratar nuevos empleados, evaluar o reprender a los empleados actuales y establecer asignaciones de trabajo.
Deberes de soporte
Un coordinador administrativo puede tener que realizar tareas administrativas básicas, especialmente si la organización para la que trabaja es pequeña. Él o ella pueden participar en el mantenimiento de bases de datos, crear informes, escribir cartas y trabajar en otras actividades de apoyo generales. Los coordinadores con frecuencia se encargan de mantener la oficina, incluida la compra de suministros, trabajar con la administración de las instalaciones y asegurar el mantenimiento de los equipos.
Presupuesto
Otra tarea importante para un coordinador administrativo es ayudar a preparar e implementar el presupuesto de la organización. La mayoría de los coordinadores suelen estar involucrados hasta cierto punto en la gestión financiera de su empresa. A menudo participan en el monitoreo de cómo se gasta el dinero, ayudan a controlar los costos, aprueban los gastos y redactan informes financieros.
Convertirse en un coordinador administrativo
La calificación principal para un coordinador administrativo es la experiencia laboral previa, con muchas organizaciones que requieren un equivalente de siete años en apoyo administrativo. Muchos coordinadores anteriormente ocupaban cargos como gerentes administrativos o de oficina, asistentes administrativos o como representantes de servicio al cliente. Además de la experiencia, muchos de estos puestos requieren un mínimo de un diploma de escuela secundaria o un diploma de equivalencia general (GED). Algunas organizaciones pueden requerir una licenciatura o incluso un título universitario de posgrado.