Un coordinador de documentos es un profesional de negocios que ayuda a catalogar y archivar adecuadamente varios tipos de documentos relacionados con el negocio. Esos documentos pueden incluir facturas, correspondencia del cliente, notas internas y documentos de propiedad, e incluso recibos relacionados con las cuentas por cobrar o por pagar. Junto con la organizaci?n de documentos para el almacenamiento y la recuperaci?n f?cil, un coordinador de documentos tambi?n puede trabajar en estrecha colaboraci?n con otros en la empresa para ayudar en el ensamblaje de nuevos documentos, como las propuestas que se est?n preparando para su consideraci?n por los posibles clientes.
Las responsabilidades generales requieren un profundo conocimiento y comprensi?n de los sistemas de archivo utilizados en el lugar de trabajo. Esto incluye las metodolog?as utilizadas para organizar y archivar copias impresas de documentos clave, pero tambi?n c?mo organizar documentos electr?nicos en alg?n tipo de repositorio virtual, como en archivos protegidos alojados en un servidor. Para este fin, el coordinador debe tener la capacidad de organizar l?gicamente los datos para que todos los documentos puedan recuperarse cuando sea necesario.
Otras tareas asociadas con el trabajo de un coordinador de documentos pueden incluir codificaci?n y referencias cruzadas de documentos, as? como archivarlos en secuencias espec?ficas y arreglos l?gicos. En algunos casos, el coordinador tambi?n ser? responsable de gestionar las consultas sobre los datos que se encuentran dentro de los documentos y de poder recuperar el documento o conjunto de documentos correctos a pedido. Mantener un inventario maestro de los documentos que est?n contenidos dentro de ese inventario, y d?nde se pueden encontrar, tambi?n es una tarea com?nmente asignada a un coordinador de documentos.
Dado que un coordinador de documentos puede entrar en contacto con documentos electr?nicos y en papel que contienen informaci?n confidencial o de propiedad exclusiva, la autorizaci?n de seguridad para este tipo de trabajo a menudo es bastante alta. Esto lleva la funci?n del coordinador un poco m?s all? del ?mbito de un archivero, a quien se le puede confiar que presente documentos que no se consideran confidenciales. No es inusual que las personas, como los administradores ejecutivos, funcionen como coordinadores, creando y manteniendo sistemas de archivo, especialmente para los ejecutivos con los que trabajan estrechamente.
La capacitaci?n para el trabajo como coordinador de documentos var?a, dependiendo del alcance de las responsabilidades que el empleador elija asociar con el puesto. En algunos casos, las habilidades b?sicas de la oficina, como el conocimiento pr?ctico del uso de computadoras, c?mo archivar documentos usando un sistema de archivo est?ndar y la capacidad de asimilar y seguir efectivamente una estrategia de archivo existente, son suficientes. Una aptitud para la organizaci?n y el pensamiento l?gico tambi?n es muy ?til para realizar este tipo de trabajo.