Un especialista en documentación es un profesional cuyo trabajo principal es crear o administrar documentos, o ambos. Esto puede incluir documentar procesos, proyectos y procedimientos que utilizan varios medios. También puede incluir la recopilación de documentos de varias partes interesadas y su consolidación en un solo archivo o documento utilizable. El propósito de dicha documentación puede variar desde el interés histórico hasta el establecimiento de prácticas comerciales hasta los requisitos gubernamentales.
En muchos casos, un especialista en documentación es la persona que realmente hace la documentación. Esto podría significar escribir manuales de políticas y procedimientos basados en las prácticas actuales, o podría significar crear un manual de usuario que documente cómo se debe usar o ensamblar un producto. También podría significar crear una línea de tiempo de acciones y comunicaciones cuando un proceso es dictado por organismos reguladores o si podría implicar una disputa o demanda. También podría significar documentar eventos y ocurrencias para un registro histórico.
Como ejemplo, considere una empresa que debe tomar medidas de seguridad específicas durante un proceso de fabricación. Un especialista en documentación podría ser responsable de ver que el proceso se complete correctamente y luego crear un documento que indique a los trabajadores cómo replicar el proceso paso a paso. Este trabajo ayuda en la capacitación y también ayuda a mostrar a los organismos reguladores que la compañía está intentando seguir el procedimiento correcto.
Junto con o en lugar de escribir documentos, un especialista en documentación puede ser responsable de grabar eventos y procesos a través de fotografías o videos. Esto podría incluir tomar fotografías de un automóvil que ha estado en un accidente con el fin de documentar los daños y perjuicios por una demanda o demanda de seguro. También podría incluir la filmación de un evento o procedimiento especial para que se pueda representar con precisión sin depender de la memoria humana.
Otro tipo de especialista en documentación es alguien que reúne los documentos requeridos de otros. Por ejemplo, si una compañía ha estado tratando de recaudar dinero de un cliente y está considerando una acción legal, se le puede pedir a un especialista en documentación que reúna el contrato de compra original, todas las facturas aplicables y cualquier correo electrónico u otras comunicaciones que se hayan enviado o intercambiado. con el cliente en cuestión Este tipo de especialista también puede crear documentos independientes que brinden detalles adicionales o describan cómo se obtuvieron los documentos.
Es importante tener en cuenta que el término no debe confundirse con el término especialista en documentos. Un especialista en documentación crea o reúne documentos con el propósito específico de rastrear información o probar algo. Un especialista en documentos es alguien que trabaja con documentos existentes y puede referirse a una gran cantidad de trabajos que van desde empleados de una tienda de copias hasta expertos en escritura a mano que autentican documentos históricos.