Un especialista en instalaciones, también llamado a veces coordinador de instalaciones, generalmente trabaja como parte de un equipo responsable de diversas tareas relacionadas con el mantenimiento de edificios para una empresa. Los especialistas de las instalaciones pueden llevar a cabo una serie de tareas, que incluyen operaciones de correo y envío, planificación de conferencias y reparaciones y mantenimiento. Estos empleados también pueden ser responsables de varios aspectos de la seguridad de los empleados, incluida la coordinación de respuestas de emergencia y la educación del personal sobre las mejores prácticas. Dependiendo del nivel de responsabilidad, un especialista en instalaciones también puede supervisar a otros miembros del grupo.
Los especialistas de las instalaciones principalmente responsables de la coordinación del correo o envío y recepción pueden llevar a cabo una serie de tareas diarias. Pueden entregar el correo entrante a los empleados y coordinar el correo saliente. En algunos casos, la descripción del trabajo puede incluir el desarrollo de procedimientos para el manejo de correos internos y postales, además de proporcionar asistencia a los empleados que necesitan enviar paquetes u otros artículos.
Si la planificación de la conferencia es la función principal de un especialista en instalaciones, las tareas del trabajo pueden incluir la coordinación de todos los aspectos de las reuniones y funciones para la oficina. Esto puede incluir ordenar suministros de catering y negocios, programar salas de conferencias y ordenar cualquier equipo necesario, y ayudar a los asistentes a reuniones externas. Este tipo de trabajo en las instalaciones también puede requerir la coordinación de cualquier función técnica o audiovisual que deba realizarse.
Realizar reparaciones y mantenimiento de edificios es otra responsabilidad potencial para un empleado de las instalaciones. El trabajo puede requerir que una persona responda directamente a las solicitudes y realice las reparaciones. También puede implicar tomar las solicitudes de los empleados y enrutarlas a otro departamento o proveedor externo para su resolución. Mantener una base de datos o un sistema de seguimiento electrónico para registrar este tipo de actividades también puede ser parte del puesto.
Los especialistas de las instalaciones también pueden ser responsables de desarrollar y actualizar las políticas de seguridad y respuesta de emergencia de los empleados. Pueden desarrollar políticas específicas para evacuaciones, notificar el cierre de edificios o administrar primeros auxilios a los empleados lesionados. Además de desarrollar las políticas, un especialista en instalaciones también puede organizar sesiones de capacitación e información para empleados sobre ellas. También pueden ser responsables de mantener el equipo del edificio, como desfibriladores de emergencia o extintores de incendios, y reemplazarlos según sea necesario.
En una función de supervisión, un especialista en instalaciones puede ser responsable de administrar el personal de otras instalaciones y contratar nuevos empleados. Pueden ser el contacto principal en el equipo de las instalaciones para otros empleados de la compañía. También pueden ser responsables de representar el grupo de instalaciones ante el personal de nivel superior.