Un agente de custodia es un tercero neutral que posee fondos que pasan entre un comprador, vendedor o prestamista. La cuenta operada por el oficial se denomina cuenta de depósito en garantía. Las cuentas de depósito en garantía funcionan tanto como una herramienta de negociación de buena fe como una herramienta de seguridad; muestran el compromiso sincero de la parte que paga con un acuerdo al encerrar fondos garantizados para la parte receptora. Los agentes de fideicomiso también pueden ser agentes de préstamos que crean cuentas para mantener fondos utilizados para pagos de hipotecas, seguros e impuestos a la propiedad. Los agentes de depósito también pueden supervisar otros aspectos de una transacción, como la firma de documentos, la implementación del seguro de título cuando se trata de bienes inmuebles y otros procesos involucrados en el cierre de un acuerdo. En otras palabras, un oficial de depósito de garantía ayuda a garantizar que todo lo relacionado con una transacción proceda de manera legal y justa.
El uso de un agente de custodia está asociado principalmente con transacciones de bienes raíces. Cuando se trata de bienes, se puede usar un oficial de custodia mientras hay un contrato pendiente entre el vendedor y el comprador. El comprador le da una cierta cantidad de dinero a un agente de depósito, que se deposita en una cuenta de terceros neutral hasta que finalice la transacción, por lo que todos los fondos se transfieren al vendedor. Los agentes de depósito de garantía también pueden manejar depósitos de dinero en efectivo, a diferencia del pago inicial de una hipoteca, que se depositan en una cuenta de depósito en garantía para mostrarle al vendedor que un comprador potencial se toma en serio la búsqueda de una propiedad.
Las cuentas de custodia de bienes raíces no solo ocurren entre un posible comprador y vendedor; pueden funcionar para cualquier acuerdo que ocurra entre dos partes. Una compañía de préstamos, en lugar de dar una suma global a un prestatario, puede liberar porciones de un préstamo con el tiempo a través de una cuenta de depósito en garantía. Cuando un inquilino paga un depósito de seguridad por un alquiler, el propietario generalmente mantendrá esos fondos en una cuenta de depósito en garantía para garantizar que el dinero del inquilino se guarde en un lugar seguro y neutral. Con respecto al dueño de una propiedad con una hipoteca, la compañía de préstamos hipotecarios puede establecer una cuenta de depósito en garantía, actuando como un oficial de depósito en garantía, específicamente para mantener fondos para pagar los pagos de la hipoteca, los impuestos a la propiedad y el seguro.
Los agentes de custodia, como terceros neutrales, generalmente están capacitados y equipados para manejar cualquier faceta de una transacción. Un oficial de custodia para una transacción puede simplemente ayudar a transferir los fondos de compra; otro oficial de custodia puede ayudar a manejar casi todos los detalles de un acuerdo de principio a fin. Los agentes de custodia también manejan transacciones más complicadas, como gravámenes, por los cuales una parte paga la deuda de la otra parte a cambio de pagos con intereses. Quien busque un agente de custodia generalmente puede encontrar uno que trabaje para una compañía de títulos o una institución financiera.